Oft sind Meetings qualvoll: Ausufernde Diskussionen enden ergebnislos. Mit einigen einfachen Tipps für bessere Besprechungen können Unternehmer das ändern. Halten alle Beschäftigten diese Regeln ein, werden Informationsaustausch und Entscheidungsfindung fokussierter und effizienter.
Sie sind für viele Chefs ein kostentechnischer Alptraum und haben für die meisten Mitarbeiter das Potential zum Motivationskiller: unendliche Gesprächsrunden im Betrieb. Nicht selten arten sie in unstrukturierte Grundsatzdiskussionen aus und enden ergebnislos. Dann folgt schlimmstenfalls die Höchststrafe für alle Beteiligten: Eine Verschiebung der Beschlussfassung aufs nächste Treffen. Jeder Beschäftigte kennt solche Situationen. Viele empfinden Meetings als größte Zeitfresser im Job. Besonders leiden Büroarbeiter: 16,5 Stunden sitzen sie monatlich in Meetings. Führungskräfte verbringen durchschnittlich zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern. Ausufernde Besprechungen, bei denen die Luft im Raum steht und die kein klares Ergebnis bringen, nerven nicht nur. Solche Besprechungen verschlingen wertvolle Arbeitszeit teurer Fachkräfte und demotivieren auf Dauer auch. Im Interesse des Unternehmens kann das nicht sein. Grund genug für Firmenchefs, mal ihre Meeting-Gewohnheiten auf den Prüfstand zu stellen – und gegebenenfalls zu ändern. Mit ein paar Regeln für bessere Besprechungen lässt sich viel erreichen.
Bessere Besprechungen durch weniger Themen
Bessere Besprechungen beginnen mit Nachdenken. Jeder, der eine Gesprächsrunde ansetzen will, sollte sich klarmachen, um welche Themen und Ergebnisse es geht. Nicht jede Frage muss ins Plenum. Manchmal reicht schon eine klar formulierte Mail an einen ausgewählten Personenkreis für gute Antworten. Vieles lässt sich auch in kurzen Gesprächen unter vier oder sechs Augen klären. So verkürzt der Veranstalter die Tagesordnung für unvermeidliche Meetings. Zugleich geht er damit einen weiteren Aspekt für bessere Besprechungen an: Weniger Themen heißt weniger Teilnehmer. Kommunikationsexperten empfehlen, zum Meeting maximal sieben Gesprächspartner im Konferenzraum zu versammeln. Alles darüber hinaus ist ineffektiv. Wegen der Technik gilt dies insbesondere, wenn Teilnehmer online zugeschaltet sind oder das Treffen virtuell stattfindet. Unternehmer, die per Gruppenaktivität das Betriebsklima pflegen wollen, sollten solche Zusammenkünfte entsprechend bezeichnen. Lieber also zum knackigen Frühstück oder zur Kaffee- und Kekse-Gelegenheit einladen. Das grenzt diese Treffen auch sprachlich von anderen, auf Effektivität ausgerichteten Gesprächsrunden, besser ab.
Strukturierte Tagesordnung und klare Zielsetzung
Reduzieren ist also eine Devise für bessere Besprechungen. Es reicht aber nicht, die Anzahl der Themen einzugrenzen. Auch eine sinnvolle Tagesordnung ist unerlässlich. Wer die Veranstaltung ansetzt, sollte schon in der Einladung mitteilen, um welche Themen es gehen und was dabei herauskommen soll. Ob also beispielsweise geplant ist, eine Entscheidung zu fällen, oder im Fokus steht, Aufgaben und Projektverläufe effektiver zu gestalten. Organisationsberater empfehlen hierfür die Kennzeichnung nach dem IED-Prinzip:
- I (Information)
- E (Entscheidung)
- D (Debatte)
Ist für ein Ergebnis spezieller Input in Form von Zahlen oder andere Information erforderlich, gehört dies in die Tagesordnung. So können sich die Eingeladenen sinnvoll vorbereiten. Gegebenenfalls nach Rückfragen: Dazu sollte der Einladende ruhig im Anschreiben auffordern, bis diese Gepflogenheit und gute Vorbereitung sich eingebürgert hat. Auch mit Blick auf neue Mitarbeiter oder wechselnde Teilnehmer an Meetings schadet es nicht, diesen Satz in jeder Einladung unterzubringen.
Lob im Alltag erleichtert bessere Besprechungen
Einem Teil der Zeitverschwendung in Meetings können insbesondere Firmenchef beziehungsweise Vorgesetzte bereits durch verändertes Verhalten im Alltag gezielt gegensteuern: Indem sie nämlich ihre Mitarbeiter großzügig mit Lob und Dank versorgen. Der betriebliche Alltag gibt immer wieder Anlass für berechtigtes positives Feedback dieser Art. Solche Streicheleinheiten für einzelne Mitarbeiter im Rahmen des allgemeinen Tagesgeschäfts geben den Beschäftigten das Signal, dass ihre Leistung wertgeschätzt wird. Wer weiß, dass sein Chef ihn wahrnimmt und positiv beurteilt, giert erfahrungsgemäß im Meeting viel weniger nach Anerkennung. Und muss sich dort – eine positive Auswirkung auf den Ablauf – nicht vor Vorgesetzten sowie Kollegen produzieren, um sie zu bekommen. Erhält jemand im Alltag genug Aufmerksamkeit, kann er sich im Gruppengespräch stärker auf festgelegte Ziele konzentrieren. Bessere Besprechungen resultieren also zum guten Teil aus einem Arbeitsalltag, in dem es gern hier und da menscheln darf. Natürlich sollten Unternehmer auch im Vier-Augen-Gespräch die Regeln für bessere Besprechungen anwenden.
Straffe Terminplanung verhindert Kaffeekränzchen
Bessere Besprechungen kennzeichnet insbesondere, dass sie nicht ausufern. Der – natürlich realistisch geplante – Zeitrahmen sollte deshalb in der Einladung stehen und möglichst auch eingehalten werden. Ganz wichtig ist das natürlich mit Blick auf den Beginn: Alle Beteiligten müssen pünktlich kommen. Wenn das nicht klappt, sollten Unternehmer mit Verweis auf den begrenzten Zeitrahmen in der Einladung ruhig um Pünktlichkeit bitten. Um die Besprechung auch nach hinten einzugrenzen, sollte es währenddessen keine Kekse oder Snacks geben. Wasser, Kaffee und Tee reichen völlig, um gut durch ein Meeting zu kommen. Das ist auch gesünder und verhindert, dass allzu gemütliche Kaffeekränzchen-Atmosphäre aufkommt – ebenfalls ein Rezept für bessere Besprechungen. Zudem ist es hilfreich, einen Moderator für die Besprechung abzustellen. Das muss nicht der Firmenchef oder ein Abteilungsleiter zu sein. Die Aufgabe kann durchaus ein talentierter Praktikant oder Auszubildender erledigen – der so zugleich grundlegende Soft Skills lernt und Verantwortung übernimmt.
Bessere Besprechungen durch umfassende Disziplin
Bessere Besprechungen resultieren insbesondere aus guter Vorbereitung und einer klaren Tagesordnung. Produzieren die Teilnehmer irgendwann trotzdem nur heiße Luft, sollte der Moderator abbrechen. Vielleicht sind alle Fragen geklärt – und die heiße Luft zeigt dies. Dann sollten ein paar freundliche Worte das Meeting beenden. Sind noch Fragen offen oder fehlen Informationen, wäre zu klären: Lassen sich diese unmittelbar beantworten? Das wäre die Variante: Fortsetzung nach einer Fünf-Minuten-Pause zur Informationsbeschaffung. Oder bleiben die Fragen offen? Dann folgt die Variante: Arbeitsaufträge für Nachgespräche verteilen, gegebenenfalls ein klar umrissenes Folge-Meeting ansetzen. Dies erfordert jedoch von allen die Disziplin, bei gesetzten Themen zu bleiben und sie zielführend abzuarbeiten. Bessere Besprechungen leben von Disziplin. Auch von der, sein Smartphone auszuschalten sowie respektvoll mit allen Teilnehmern umzugehen. Es geht ums Diskutieren, nicht ums Streiten. Dass für das Meeting erforderliche technische Hilfsmittel funktionieren, sollte übrigens logisch sein – und diszipliniert jedes Mal vorab gecheckt werden.
Persönliche Konzentrationsfähigkeit gezielt steigern
An der Basis für bessere Besprechungen arbeiten müssen Firmenchefs und ihre Beschäftigten aber nicht nur organisatorisch und bei den Abläufen. Sie müssen sich auch um sich selbst kümmern. Sich quasi besser auf Meetings vorbereiten, indem sie ihre eigene Konzentrationsfähigkeit stärken. Am besten sollte man das regelmäßig tun, auf jeden Fall aber kurz vor einem Treffen. Eine Minutenmeditation oder andere Entspannungstechnik sind sehr hilfreich, wenn es darum geht, für bessere Besprechungen an vielen kleinen Stellschrauben zu drehen. Dazu sollten Unternehmer ihre Mitarbeiter ruhig ermuntern – und vor allem auch selbst an sich arbeiten. Eine weitere kleine Stellschraube hat mit der Gesundheit zu tun und ist deshalb ebenfalls sehr wichtig. Warum nicht künftig in Meetings das Nützliche mit dem Gesunden verbinden und Diskussionsrunden nur noch im Stehen veranstalten? Das hält fit und reduziert erfahrungsgemäß das Abschweifen. Und noch ein Tipp, der eigentlich immer im Leben gilt: Eine Prise Humor kann nie schaden.
. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/2019/11/08/forderungsmanagement-sichert-unternehmern-die-liquiditaet/?stat_Mparam=ext_sm_blogs_trialog