Im Leistungsverzeichnis finden Anbieter sämtliche Informationen zu einem Auftrag. So erhalten sie eine Basis für ihre Kalkulation. Das Leistungsverzeichnis ist wesentlicher Bestandteil der Leistungsbeschreibung und kommt aus dem Vergaberecht.
Nur wer sämtliche Anforderungen eines potenziellen Auftraggebers oder einer Auftraggeberin genau kennt, kann sein Angebot passgenau erstellen. Umso wichtiger ist es daher, dass alle nötigen Informationen übersichtlich bereitgestellt werden. Die beste Grundlage dafür bietet das aus dem Vergaberecht für öffentliche Aufträge bekannte Leistungsverzeichnis.
Leistungsverzeichnis und Leistungsbeschreibung – eine Definition
Ein Leistungsverzeichnis ist ein Kernbestandteil der Leistungsbeschreibung einer Ausschreibung. Darin listen Auftraggebende alle notwendigen Leistungen des jeweiligen Auftrags auf. Im Detail sind dabei auch erforderliche Einzel- oder Teilleistungen dargestellt. Den Anbieterinnen und Anbietern dienen diese Angaben als Basis für ihre Kalkulation. Angewandt wird das Leistungsverzeichnis häufig bei Ausschreibungen von Bauleistungen auf Grundlage der Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB).
Die Leistungsbeschreibung ist das Schlüsseldokument in den Vergabeunterlagen. In ihr konkretisieren Auftraggeber die Rahmenbedingungen für die Auftragsvergabe. Sie beschreibt die zu lösende Aufgabe und benennt sämtliche Vorgaben zur geforderten Funktion oder Leistung. Außerdem enthält sie Angaben zu den Bedingungen der Leistungserbringung. Die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung gibt § 121 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vor. Ergänzt werden diese durch die Vorschriften der Vergabeordnung sowie der VOB.
Funktionale Leistungsbeschreibung
Bei einer funktionalen Leistungsbeschreibung – auch als Funktionalausschreibung bezeichnet – geben Auftraggebende nur ihr Beschaffungsziel und wesentliche Leistungseigenschaften vor. Die konkrete Umsetzung überlassen sie dabei den Anbietern. Statt eines Leistungsverzeichnisses ergänzt ein Leistungsprogramm diese Art der Ausschreibung. Zum Einsatz kommt sie meist, wenn die ausschreibende Stelle noch nach der Lösung für eine spezielle Herausforderung sucht. In diesem Fall können Unternehmen ihr kreatives Potenzial im Rahmen des Angebots herausstellen.
Für Auftraggeberinnen und Auftraggeber besteht ein Vorteil der funktionalen Leistungsbeschreibung darin, dass sie von den Fähigkeiten der Anbietenden profitieren. So gestaltet sich die Funktionalausschreibung als Wettbewerb um die bestmögliche Lösung, was sich häufig positiv auf Qualität und Wirtschaftlichkeit auswirkt. Besonders geeignet ist diese Form der Ausschreibung für Produkte und Dienstleistungen, die von den marktüblichen abweichen.
Konventionelle Leistungsbeschreibung
Neben der funktionalen gibt es die konventionelle oder vertragliche Leistungsbeschreibung. Sie enthält im Allgemeinen ein Leistungsverzeichnis, das sich in die einzelnen Teilleistungen oder Gewerke unterteilt. Darin werden die zu erbringenden Leistungen im Detail beschrieben. Auftraggebende nutzen die konventionelle Leistungsbeschreibung bei standardisierten Beschaffungen und marktgängigen Leistungen.
Konkret enthält die konventionelle Leistungsbeschreibung Angaben zu Spezifikationen sowie der gewünschten Menge und Qualität. Auch Leistungsdaten, der Leistungszeitraum und der Leistungsort sollten genannt werden. Wünschen Auftraggeberinnen und Auftraggeber Zusatzleistungen wie Fortschrittsberichte oder Wartung, gilt es, auch diese in der vertraglichen Leistungsbeschreibung festzuhalten.
Leistungsverzeichnis erstellen
Die Leistungsbeschreibung muss so eindeutig und umfassend wie möglich formuliert sein. Deshalb sollte es immer die Aufgabe von Fachleuten sein, das Leistungsverzeichnis zu erstellen. Nur so ist sicher, dass alle Anbieter die nachgefragte Leistung gleichermaßen verstehen und ein einheitliches Bild von den Anforderungen erhalten. Denn dies bildet die Voraussetzung dafür, dass die Auswahl unter den eingereichten Angeboten auf einheitlicher Basis erfolgen kann. Unternehmerinnen und Unternehmer können hierzu auch Rücksprache mit der Anwaltskanzlei halten, um Stolperfallen zu vermeiden.
Lange Zeit arbeiteten die Fachleute bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses mit Word-Dokumenten und Excel-Tabellen. Heute steht dafür jedoch spezielle Software zur Verfügung. Im Bereich der Bauleistungen nutzen Architekten und Ingenieure zum Beispiel die sogenannte AVA-Software. Dabei steht AVA für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Diese spezialisierten Anwendungen decken den gesamten Prozess ab und erleichtern damit nicht nur die Abläufe, sondern helfen vor allem, die Anfälligkeit für Fehler zu senken.
Inhalt eines Leistungsverzeichnisses
Der Inhalt eines Leistungsverzeichnisses folgt festgelegten Regeln. Entsprechend gehören dort Informationen zur Art der gefragten Leistung, zu Umfang und Menge sowie zu den Gegebenheiten und Voraussetzungen für ihre Ausführung hinein. Das heißt, es kommt nur auf die Angaben an, die Anbieter für ihre Kalkulation benötigen. Mitunter kann es allerdings sinnvoll sein, ergänzend Anweisungen zur Ausführung der Arbeiten zu ergänzen. Bei Bedarf können Auftraggebende außerdem wichtige Normen hinzufügen. Dabei sollten sie jedoch die Quelle nennen, um mögliche Fehler auszuschließen.
Im Leistungsverzeichnis sollten alle notwendigen Leistungen als einzelnen Positionen aufgeführt sein. Zu beachten sind dabei bestimmte Begriffe:
- Normalposition: Diese Position wird auch Ausführungsposition genannt und ist grundsätzlich auszuführen. Sind Positionen nicht näher bezeichnet, handelt es sich immer um Normalpositionen.
- Zulageposition: Hierunter werden Härten oder ergänzende Ausführungsbedingungen erfasst.
- Grundposition: Diese Position ist in jedem Fall auszuführen. Es bestehen jedoch alternative Ausführungsmöglichkeiten wie zum Beispiel die Wahl eines anderen Baustoffs.
- Wahlposition: Diese Wahlposition wird auch als Alternativposition bezeichnet. Auftraggebende lassen sie sich zusätzlich zur Grundposition anbieten, sodass sie vor Vertragsschluss die Auswahl haben. Sie fließen nicht in die Gesamtsumme der Kalkulation ein, sondern werden zu einem Einheitspreis angeboten.
- Bedarfsposition: Bei diesen auch Eventualposition genannten Leistungen steht noch nicht fest, ob und in welchem Umfang sie ausgeführt werden sollen. Erst auf Anforderung des Auftraggebers werden sie zur Ausführungsposition. In das Leistungsverzeichnis fließen sie daher nur mit einem Einheitspreis ein.
- Umlageposition: Sie ist vor allem bei Bauaufträgen von Bedeutung.
Aufbau als Tabelle
Das Leistungsverzeichnis ist häufig nach Hierarchieebenen aufgebaut, die sich in einzelne Lose, Gewerke, Titel, Abschnitte oder Unterabschnitte unterteilen. Bis zu fünf davon sind denkbar, die unterschiedliche Leistungsbereiche und Teilleistungsbereiche enthalten. Abhängig von den Gegebenheiten ist aber auch ein Verzicht auf bestimmte Gliederungsebenen möglich. Alternativ zu Hierarchieebenen können Auftraggeberinnen und Auftraggeber ebenso eine bloße Liste an Positionen zusammenstellen.
Erstellt wird das Leistungsverzeichnis in Form einer Tabelle. In der ersten Spalte steht dabei die laufende Nummer der Position. In der nächsten folgt die Bezeichnung der Leistung oder des Gegenstandes in Textform. Dieser untergliedert sich in einen Lang- und einen Kurztext. Daran schließen sich die weiteren Spalten mit der Angabe von Menge, Einheitspreis und Gesamtpreis an. Den Kurztext übernimmt das ausführende Unternehmen dann häufig wieder bei der Erstellung seiner Rechnung.
Formulierungen
Ziel der Leistungsbeschreibung ist es, die zu beschaffenden Produkte oder Leistungen eindeutig zu beschreiben. Zu befolgen sind dabei auch die Grundsätze von Transparenz und Diskriminierungsfreiheit. Entsprechend müssen Auftraggebende ihre Leistungsbeschreibung produktneutral formulieren. Das heißt, bestimmte Produkte dürfen weder offen noch verdeckt vorgegeben werden. Ausnahmen von dieser Regel unterliegen hohen Anforderungen. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn ein anderes Produkt aufgrund des Gesamtgefüges nur unter erheblichen Schwierigkeiten und hohen Kosten einsetzbar wäre.
Verzichten können Auftraggeberinnen und Auftraggeber in ihren Leistungstexten auch auf Verben und Adjektive. So ist eine Formulierung wie „Außentüren liefern und einbauen“ überflüssig. Denn Lieferung und Montage sind als selbstverständliche Leistungsbestandteile anzusehen. Das Gleiche gilt für Beschreibungen wie eine „sach- und fachgerechte“ Installation. Immerhin ist ein Anbieter zur mangelfreien Leistung verpflichtet. Nur wenn die Anforderungen von der Norm abweichen, sollte dies tatsächlich konkret in die Leistungsbeschreibung einfließen.
Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: vam 02. DEZEMBER 2024. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/wirtschaft-und-recht/unternehmen-wettbewerb/leistungsverzeichnis-was-unternehmen-dazu-wissen-muessen/