Viele Unternehmer würden das Gehaltsgespräch mit ihren Mitarbeitern gerne ausfallen lassen. Besser als eine Vermeidungsstrategie ist aber gute Vorbereitung. Wer dem Gespräch ausweicht, spart damit vielleicht etwas Lohn, demotiviert aber bestimmt seine Beschäftigten.
Regelmäßige Mitarbeitergespräche sollten für jeden Unternehmer eine hohe Priorität haben. Sie können die Mitarbeiterbindung stärken und als Frühwarnsystem für Mitarbeiterunzufriedenheit dienen – das hilft, Kündigungen zu verhindern. Sie geben den Beschäftigten die Gelegenheit, mit dem Chef ihre Perspektiven im Betrieb zu besprechen sowie Zielvereinbarungen zu treffen. Und sie liefern wichtige Informationen für die Unternehmenssteuerung sowie die Optimierung interner Arbeitsabläufe. Viele Firmenchefs gerade in kleinen Betrieben denken allerdings, nicht die Zeit für diesen regelmäßigen, respektvollen Austausch auf Augenhöhe zu haben. Sie verpassen so die Chance, ihre Mitarbeiter stärker an die Firma zu binden oder sie besser zu motivieren. Wenn es aber schon nicht für institutionalisierte Mitarbeitergespräche reicht, sollten diese Unternehmer wenigstens einmal im Jahr ein Gehaltsgespräch einplanen. Wer selbst das nicht schafft, dürfte sich angesichts des Fachkräftemangels schwertun, qualifizierte Mitarbeiter zu halten oder neue zu finden. Ein gutes Gehaltsgespräch ist Pflicht – und erfordert eine sorgfältige Vorbereitung.
Die Rahmenbedingungen für das Gehaltsgespräch
Zeitpunkt: Einmal pro Jahr sollte der Unternehmer mit jedem Mitarbeiter über dessen Entlohnung reden. Am besten ist es, dieses Gehaltsgespräch immer in den gleichen Zeitkorridor zu legen, etwa ins erste Quartal des Kalenderjahres. Ist der Termin institutionalisiert, dürfen die Beschäftigten darauf vertrauen, dass das Gehaltsgespräch auch stattfinden. Und der Chef kann bei Gehaltswünschen auf das geplante Gespräch verweisen. Sollte tatsächlich einmal beispielsweise ein Großauftrag dazwischenkommen, müssen die Mitarbeiter sofort einen Ersatztermin genannt bekommen.
Ort und Dauer: Ein ungestörter und vertrauensvoller Austausch ist wichtig. Daher sollte das Treffen nicht in einem gut einsehbaren Bereich stattfinden. Aber auch nicht unbedingt im Chefbüro, das auf Mitarbeiter einschüchternd wirken könnte – oder für den Unternehmer viele Ablenkungen bereithält. Lieber in einem ruhig gelegenen Konferenzraum. Ganz wichtig: Das Smartphone ausschalten, damit das Gehaltsgespräch wirklich ungestört bleibt. Und keine eng getakteten Nachfolgetermine einplanen. Kommen wichtige Themen auf, sollte genug Zeit sein, um sie erschöpfend zu diskutieren.
Die Vorbereitung auf das Gehaltsgespräch
Qualifikation und Leistungen: Jede Gehaltsentwicklung bildet frühere Leistungen sowie künftige Perspektiven ab. Der Unternehmer sollte vor dem Gehaltsgespräch die Qualifikationen, Aufgaben sowie Leistungen des Mitarbeiters studieren. Und sich Gedanken über sein Entwicklungspotenzial machen. So kann er Gehaltswünsche besser bewerten und Gehaltsangebote begründen.
Finanzieller Spielraum: Neben der innerbetrieblichen Gehaltsbandbreite muss der Firmenchef im Blick haben, was andere Betriebe zahlen. Das künftige Gehalt sollte in bestehende Strukturen passen, aber auch Abwerbeversuche erschweren. Begründete Abweichungen von der Gehaltsbandbreite sind nur begrenzt möglich. Sonst droht Unruhe unter den Beschäftigten: Schlimmstenfalls führt die großzügige Motivation eines Mitarbeiters zur Frustration seiner Kollegen.
Gesamtvergütung: Zusätzliche Gehaltsbestandteile können helfen, dass mehr Netto ankommt oder die Gehaltsbandbreite eingehalten wird. Gehaltserhöhungen sind auch in Form betrieblicher Altersvorsorge denkbar oder als Zuschuss zur Kinderbetreuung. Unternehmer sollten regelmäßig mit dem Steuerberater steuerfreie Extras sowie andere Möglichkeiten besprechen. Im Gehaltsgespräch können sie dann attraktive Entlohnungspakete schnüren beziehungsweise auf entsprechende Wünsche eines Mitarbeiters eingehen.
Wichtig ist ein offenes Gespräch auf Augenhöhe
Leistungseinschätzung: Wichtig ist eine gemeinsame Betrachtung, was der Mitarbeiter zu Entwicklung und Erfolg des Unternehmens beigetragen hat. Unternehmer sollen ihre Leistungseinschätzung gut begründen und genau zuhören, wie der Gesprächspartner seinen Beitrag empfindet. Manche Mitarbeiter reden ihre Leistung klein. Ihnen sollte der Unternehmer sagen, wie gut sie sind. Diese Wertschätzung wirkt motivierend, unabhängig von der konkreten Gehaltserhöhung.
Persönliche Wünsche: Im Gehaltsgespräch geht es nicht nur um Geld. Deshalb ist es wichtig, den Mitarbeiter etwa danach zu fragen, wie er seine Position im Betrieb sieht. Oder welche Aufgaben er künftig gerne übernehmen würde. Manche Gesprächspartner würden sich über eine Betriebskantine freuen, andere lieber ein paar Stunden weniger arbeiten, weil sie Angehörige betreuen müssen. Wer für solche Themen ein offenes Ohr hat, findet meistens individuelle Lösungen, die einen Mitarbeiter vielleicht ebenso motivieren wie mehr Geld. Hier spielt neben steuerfreien Extras häufig mehr Flexibilität bei der Arbeitszeit oder das Angebot von Home-Office eine Rolle.
Nach Gehaltsgespräch das Ergebnis festhalten
Perspektiven: Lehnt der Unternehmer den Gehaltswunsch eines Mitarbeiters im Gehaltsgespräch ab, sollte er dies gut begründen, statt Floskeln zu verwenden – und Perspektiven aufzeigen. In einer wirtschaftlich angespannten Lage könnte er mehr Gehalt etwa an höhere Betriebsgewinne oder bessere Zahlen in einer Abteilung koppeln. Unternehmer und Mitarbeiter sollten gemeinsam eine Lösung beispielsweise in Form einer stufenweisen Gehaltserhöhung finden, die an konkreten Zielvereinbarungen hängt. Dabei sollte die sogenannte SMART-Formel zum Einsatz kommen: Die vereinbarten Ziele müssen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch sowie zeitlich terminiert sein. Wachsweich formulierte Absichtserklärungen helfen nicht weiter.
Ergebnis: Das Verhandlungsergebnis aus dem Gehaltsgespräch – sei es mehr Geld pro Monat, ein Dienstwagen, ein Zuschuss oder die Vereinbarung, bei Zielerreichung den Betrag x zu erhalten – sollte der Firmenchef seinem Gesprächspartner auch schriftlich bestätigen. Gerne ergänzt um eine Formulierung, aus der hervorgeht, dass der Unternehmer seinen Mitarbeiter als wertvolles Mitglied im Team betrachtet. Auch so eine Aussage kann zusätzlich motivieren.
Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: von Frank Wiercks am 6. Februar 2020. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/2020/02/06/gehaltsgespraech-diese-punkte-sollten-unternehmer-beachten/?stat_Mparam=ext_sm_blogs_trialog