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Topthema 03/2023: Mediation zwischen Unter­neh­men bietet viele Vorteile

Bei ei­nem Streit im und zwi­schen Un­ter­neh­men hat die Me­dia­tion vie­le Vor­tei­le – sie ist in Auf­bau und Ab­lauf flexi­bler als ein Pro­zess. Un­ter­neh­merin­nen und Un­ter­neh­mer soll­ten ein mö­gli­ches Me­dia­tions­ver­fah­ren aber zuvor mit ih­rer Rechts­an­walts­kanz­lei durch­sprechen.

Der Ton macht die Musik. Das gilt auch im Umgang mit Konflikten rund ums Unternehmen, die deshalb vielerorts generell als Chefsache gelten oder zumindest rasch auf der Führungsebene landen. Dabei geht es nicht nur um einen möglichen Streit mit Endkundinnen oder -kunden, der sich am besten durch kulantes Reklamations- und Beschwerdemanagement lösen lässt. Auch innerhalb des Betriebs oder bei Geschäften mit anderen Unternehmen brechen zuweilen Konflikte aus, die nicht immer ganz einfach beizulegen sind. So wie Schlichtungsstellen beim Streit mit Verbrauchern helfen, leistet die Mediation bei Auseinandersetzungen im oder mit Unternehmen gute Dienste. Gerade für kleinere Firmen ist es meistens empfehlenswert, Streitigkeiten ohne lange und teure Gerichtsverfahren beizulegen. Der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin weiß nicht nur die Antwort auf die Frage „Was ist Mediation?“ – die Rechtsfachleute können Mediationsverfahren allgemein sowie den Aufbau und Ablauf einer konkreten Mediation erklären und Tipps zum besten Vorgehen bei dieser Art der Streitbeilegung geben.

Mediation – was ist das?

Wenn zwei sich streiten, beginnt hierzulande oft kein Gerichtsverfahren, sondern eine Schlichtung. Oder es greift ein Mediator beziehungsweise eine Mediatorin ein. Die einvernehmliche Beilegung von Meinungsverschiedenheiten per Mediation ist bei Privatleuten seit Jahren etwa für familiäre Auseinandersetzungen gefragt. Mittlerweile kommt die Mediation auch bei Konflikten im oder zwischen Unternehmen zum Einsatz, egal ob es um Streit mit Beschäftigten, Kunden, Zulieferern oder Wettbewerbern geht. Doch was ist eine Mediation? Anders als in einem Gerichtsverfahren entscheiden nicht Richterinnen oder Richter über die Streitfrage. Das Ziel von Mediationsverfahren ist, eine kooperative Lösung zu finden, die Vorteile für alle Beteiligten bringt. Die Mediatorin oder der Mediator berät die Parteien hierfür neutral und führt sie strukturiert durchs Gespräch, um eine Einigung herbeizuführen. Seit 2012 regelt das Mediationsgesetz die Details und Vorgaben zum Aufbau und Ablauf, die das Mediationsverfahren und die gesprächsführende Person erfüllen müssen – oft Anwältinnen und Anwälte oder Steuerberaterinnen und Steuerberater mit einer Zusatzausbildung.

Das gilt bei der Mediation für Aufbau und Ablauf

Die Vorgaben für den Ablauf einer Mediation gemäß Mediationsgesetz sind weniger eng als die für Gerichtsverfahren, bei denen Richterinnen und Richter strenger nach Gesetz und vorheriger höchstrichterlicher Rechtsprechung urteilen müssen. Das Mediationsverfahren beginnt damit, dass die beteiligten Parteien ihre Sichtweise des Streitfalls und ihre Interessen offenlegen. So lassen sich Missverständnisse klären und danach gemeinsam Lösungen für die von den Beteiligten in der Mediation angesprochenen Probleme suchen. Im weiteren Ablauf legen die Beteiligten beim Mediationsverfahren fest, was die konkreten Themen sind, über die sie verhandeln wollen. Dabei gehört nicht nur zu den Tipps für eine Mediation, sondern zu den Grundvoraussetzungen dabei: alle müssen ehrlich und offen kommunizieren.

Die Mediation ist im Aufbau klar gegliedert. Die Beteiligten beschreiben zunächst aus ihrer jeweiligen Sicht die Situation. Höflichkeit und Ehrlichkeit sind hier Trumpf und Basis für eine spätere gütliche Einigung. Und wie stets macht der Ton die Musik. Der Mediator oder die Mediatorin fasst die Informationen neutral zusammen und klärt mit den beteiligten Unternehmen, worüber genau sie in der Mediation verhandeln wollen. Diese Punkte arbeiten die Gesprächspartnerinnen und -partner dann im Mediationsverfahren nach einem gemeinsam festgelegten Ablauf ab. Der Mediator oder die Mediatorin hilft dabei, die entscheidenden Aspekte herauszuarbeiten: Was ist den Parteien beim jeweiligen Punkt wichtig? Welche Motivation steht hinter einer Forderung? Welche wirtschaftlichen und/oder persönlichen Interessen haben die Beteiligten? Was gehört für sie zwingend zu einer gütlichen Einigung? Den Abschluss bildet beim Mediationsverfahren ein per Mediation ausgehandelter Vertrag. Darin fixieren die beteiligten Unternehmen rechtsverbindlich die mithilfe des Mediators oder der Mediatorin gemeinsam als für alle passend befundene Lösung.

Mediation hat Vorteile für Unternehmen – und Anforderungen

Erfolgsentscheidend bei einer Mediation für oder zwischen Unternehmen: Die Beteiligten müssen das Mediationsverfahren ernst nehmen und mit offenen Karten spielen. Sind diese Voraussetzungen gegeben, ist gerade für kleinere Unternehmen die Mediation oft besser als ein im Aufbau und Ablauf starres und erfahrungsgemäß vor allem meistens auch langes und teures Gerichtsverfahren. Anders als vor Gericht, steuern inhaltlich durch ihre Wünsche oder Forderungen und deren Begründung letztlich die Unternehmen als Konfliktparteien das Mediationsverfahren – nicht Richterinnen oder Richter. Die beteiligten Unternehmen können bei der Mediation auf Angebote der Gegenseite sowie Tipps der Mediatorin oder des Mediators reagieren und so Ablauf sowie Ergebnis viel stärker beeinflussen als in einem klassischen Gerichtsverfahren. Da sie freiwillig teilnehmen, können Unternehmen etwa jederzeit entscheiden, ob sie die Verhandlung fortführen oder abbrechen.

Ihren Anwalt oder ihre Anwältin sollten Unternehmerinnen und Unternehmer immer vorab und auch während der Mediation um Tipps bitten und gemeinsam Szenarien sowie den Aufbau der eigenen Verhandlungsstrategie durchdenken.

Anwaltskanzlei gibt Tipps für Strategie im Mediationsverfahren

In der Mediation – nicht nur zwischen Unternehmen – verständigen sich die Parteien zunächst gemeinsam über das Thema und die Probleme. Anschließend entwickeln sie zusammen Lösungsoptionen, die sie aus ihrer jeweiligen Sicht bewerten. Im Laufe der Mediation besprechen die Unternehmen offen die Vorteile und Nachteile möglicher Kompromisse sowie auch die Schmerzgrenzen der Beteiligten auf den verschiedenen Ebenen. Das Ziel beim Mediationsverfahren ist, sich gütlich zu einigen. Dabei kann im Ablauf der Mediation auch der Mediator oder die Mediatorin laufend mit konkreten Tipps unterstützen. Wenn beide Seiten gesprächsbereit sind, dauert die Einigung so lange, wie es eben notwendig ist. Hauptsache, der Kompromiss passt und es bleiben im Lauf der Mediation echte Fortschritte und Bereitwilligkeit erkennbar.

Mediation zwischen Unternehmen hilft bei vielen Problemen

Eine Mediation zwischen Unternehmen ist für verschiedenste Arten von Streitigkeiten quer durch alle Branchen und Themen geeignet. Das reicht von der Bau- und Immobilienwirtschaft bis zum Patentrecht. Auch bei Sanierungsverhandlungen kann Unternehmen eine Mediation helfen. Bei Auseinandersetzungen mit Auszubildenden ist ein Einigungsversuch per Mediation via IHK sowieso Pflicht. Erst danach darf ein Streit vor das Arbeitsgericht. Firmenchefs und -chefinnen sollte das nur recht sein – schon mit Blick auf die Zeit und die Kosten. Während Gerichtsverfahren meistens Jahre dauern, sind es bei einem Mediationsverfahren manchmal nur Tage. Etwas Aufwand gilt es einzuplanen, um vorab anwaltliche Tipps für Aufbau und Ablauf der Mediation einzuholen. Mit ihrer Rechtsanwaltskanzlei sollten Unternehmerinnen und Unternehmer rechtliche Aspekte klären und mögliche Szenarien für den Verlauf der Mediation sowie ihre Reaktionen besprechen. Gerade bei komplexen Streitigkeiten ist die Mediation häufig der schnellere und insgesamt günstigere Weg zur Einigung. Laut IHK Darmstadt kostet die Mediationsstunde im Schnitt 150 Euro.

Gemeinsam eine sinnvolle Verhandlungslösung suchen

Nicht nur der Aufbau und Ablauf eines Verfahrens zur Mediation hat für Unternehmen bei vielschichtigen Konflikten oft Vorteile gegenüber Gerichtsurteilen, sondern auch das Ergebnis. Dies gilt insbesondere dann, wenn Emotionen eine wirtschaftlich sinnvolle Verhandlungslösung erschweren oder die widerstreitenden Interessen in sehr unterschiedliche Richtungen gehen. Die für eine Mediation infrage kommenden Meinungsverschiedenheiten können höchst vielfältig sein: zwischen Unternehmen, zwischen Unternehmen und ihrem Umfeld – etwa mit der Nachbarschaft – oder Behörden oder auch auf der Managementebene. Gerade bei betriebsinternen Konflikten liegt die Hürde hoch, Dritte hinzuzuziehen. Doch vor allem in familiär geführten Unternehmen könnte eine Vermittlung von Außenstehenden in Form einer Mediation oft hilfreich sein. Tipps der vertrauten Steuerfachleute einzuholen, ist beispielsweise bei Nachfolgeentscheidungen im Unternehmen natürlich ebenso ratsam, wie die Rechtsanwaltskanzlei einzuschalten – möglicherweise ergibt das Gespräch aber, dass eine umfassendere Mediation zur Bewältigung dieser Herausforderung sinnvoll sein könnte. Durch ein Mediationsverfahren lassen sich manche in Nachfolgesituationen typische Konflikte lösen oder gleich vermeiden.

Details aus dem Mediationsverfahren bleiben vertraulich

Es gibt einen weiteren Unterschied zwischen Mediation und Gerichtsverfahren. Durch die Berücksichtigung wirtschaftlicher, persönlicher oder emotionaler Aspekte – neben den rein juristisch relevanten Argumenten – erleichtert die Mediation in vielen Unternehmen die Lösungssuche. Sie bietet die Freiheit, innerhalb des rechtlichen Rahmens individuelle Vereinbarungen zu treffen. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bestimmen außerdem den Ablauf und das Ergebnis beim Mediationsverfahren selbst zumindest maßgeblich mit – natürlich mit Unterstützung und Tipps der Anwalts- und Steuerberatungskanzlei. Erklärtes Ziel der Mediation ist eine Lösung, mit der beide Seiten leben können. Auch das unterscheidet dieses Verfahren von einem Gerichtsverfahren, das mit einem Urteil in der Sache nicht selten auch das Ende einer persönlichen und/oder Vertrags- und Geschäftsbeziehung einläutet. Oft auch, weil von einem Prozess grundsätzlich die Öffentlichkeit erfährt, während eine Mediation vertraulich bleibt.

Tipps für die Kommunikation sowie zu Ablauf und Aufbau der Mediation hat die Anwaltskanzlei – der Firmenchef oder die Firmenchefin sollte sich mit den Fachleuten vor und während der Mediation eng absprechen.

In manchen Fällen führt Mediation aber in eine Sackgasse

Es gibt aber auch Fälle, in denen eine Mediation zwischen Unternehmen keine Vorteile bringt, sondern den Schaden womöglich sogar vergrößert. Die Einigung per Mediationsverfahren kostet zwar meistens weniger und ist schneller. Aber dies setzt die Bereitschaft zur Einigung voraus. Ist sie nicht vorhanden, verursacht eine Mediation schlimmstenfalls unnötige Kosten und befeuert den Streit womöglich sogar noch. Natürlich ist die kooperative Einigung manchmal dennoch einen – wenn auch wenig aussichtsreichen – Versuch wert. Nicht ratsam ist eine Mediation allerdings, wenn die Fronten bereits verhärtet sind. Hier sollten Unternehmerinnen und Unternehmer klar abwägen. Natürlich erst, nachdem sie Rücksprache mit ihrer Anwältin oder ihrem Anwalt darüber gehalten haben, was durch eine Mediation für das eigene Unternehmen auf dem Spiel stehen könnte. Die Fachleute der Rechtsanwaltskanzlei sollten stets erste Anlaufstelle für Tipps zu einer Mediation oder möglichen Alternativen sein.

Mit den Fachleuten der Anwaltskanzlei sollte der Firmenchef oder die Firmenchefin auch ganz grundsätzliche Fragen zur Mediation klären, ob beziehungsweise wie ihr Unternehmen beispielsweise Privatkunden auf die Möglichkeit einer Streitschlichtung hinweisen muss.

Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: vam 17. FEBRUAR 2023. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/personal-und-fuehrung/organisation-management/mediation-hilft-unternehmen-im-streitfall/

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