Bei Rechnungen gelten hohe Anforderungen an die Pflichtangaben. Bei einer Kleinbetragsrechnung sind sie geringer – aber Fehler trotzdem teuer. Deshalb sind insbesondere Eingangsrechnungen genau zu kontrollieren, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Unternehmer können die Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen und so bestenfalls bei der Voranmeldung eine Umsatzsteuererstattung herausbekommen. Auch Kleinunternehmer oder nicht umsatzsteuerpflichtige Freiberufler machen über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) einen Betriebsausgabenabzug geltend – und müssen spätestens bei einer Betriebsprüfung die Eingangsrechnungen vorlegen. Sind sie nicht bis ins Detail korrekt ausgestellt, kann es teuer werden. Rechtsgrundlage für die vielen Pflichtangaben ist das Umsatzsteuergesetz (UStG). Allerdings gibt es einen Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung. Eine Kleinbetragsrechnung muss weniger Rechnungspflichtangaben enthalten – der Fiskus gewährt aufgrund der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung mildernde Umstände. Zwar ist die Kleinbetragsrechnung laut Definition mit weniger Pflichtangaben komplett. Betriebsprüfer prüfen dafür Rechnungen knapp über der Grenze für eine Kleinbetragsrechnung besonders genau. Auf Nummer Sicher geht, wer Eingangsrechnungen sofort durchcheckt – auch jede Kleinbetragsrechnung. Der Steuerberater hilft Unternehmerinnen und Unternehmern, nicht in diese Falle zu laufen – und auch Kunden vor Ärger zu bewahren. Kleinunternehmer können von ihm ein Muster für die Kleinbetragsrechnung bekommen.
Das ist die Definition für eine Kleinbetragsrechnung
Die Anforderungen an eine Rechnung sind hierzulande hoch. Jede Rechnung muss laut §14 UStG viele Pflichtangaben enthalten. Das eröffnet ein weites Feld an Fehlerquellen. Darum drehen sich zahlreiche Finanzgerichtsverfahren. Weniger Angaben, also weniger Fehlermöglichkeiten – das führt zu Entlastung. So etwa könnte der Gedanke hinter den mildernden Umständen gewesen sein, die der Fiskus für die Kleinbetragsrechnung einräumt. Die Kleinbetragsrechnung reicht laut Definition bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro. Der wichtigste Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung ist: Sie kommt mit deutlich weniger Pflichtangaben aus. Laut §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung reicht es, dass die Kleinbetragsrechnung den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer in einer Summe und den Steuersatz enthält. Insgesamt sind vier Angaben erforderlich:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (brutto) sowie der anzuwendende Steuersatz oder gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Der Hinweis „Der Rechnungsbetrag enthält die gesetzliche Umsatzsteuer“ reicht allerdings nicht aus. Der korrekte Umsatzsteuersatz, also in der Regel „7%“ oder „19%“, muss auch in der Kleinbetragsrechnung konkret genannt sein. Wer trotz geringer Umsätze auf die Einstufung als Kleinunternehmer verzichtet, sollte ebenfalls mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin über die Kleinbetragsrechnung sprechen – für eigene Rechnungen jeder Höhe könnte ein Muster hilfreich sein.
Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und normaler Rechnung
Die Vorgaben für die Kleinbetragsrechnung sind also minimal. Dafür könnte der Unterschied zwischen einer Kleinbetragsrechnung und einer normalen Rechnung kaum größer sein. Fast ein Dutzend Pflichtangaben sieht das UStG für die normale Rechnung im Unterschied zur Kleinbetragsrechnung vor. Diese sind laut §14 Umsatzsteuergesetz:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt (Rechnungsnummer)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, jeweils in handelsüblicher Bezeichnung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, falls der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
- Nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt (netto) und jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt enthalten ist
- Anzuwendender Steuersatz sowie auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag oder gegebenenfalls der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Hinweis auf etwaige Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers
- Gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift“, falls die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten ausgestellt wird
Das Tückische an den Pflichtangaben für die reguläre wie auch für die Kleinbetragsrechnung: Jede einzelne Angabe bietet zahlreiche Fehlermöglichkeiten. Am besten lassen sich Unternehmer vom Steuerberater oder der Steuerberaterin ein den aktuellen und individuellen Anforderungen entsprechendes Muster an die Hand geben.
Das Risiko bei der Kleinbetragsrechnung liegt an der Grenze
Von Betriebsprüfern ist gelegentlich zu hören, dass sie bei bestimmten Belegen besonders genau hinschauen. Dazu zählen normale Rechnungen knapp über der Grenze der Kleinbetragsrechnung – die im Unterschied dazu den höheren Anforderungen an Pflichtangaben unterliegen. Das Kalkül der Beamten: Oft vergessen Lieferanten bei knapp über der Grenze liegenden Beträgen, alle Angaben auf der Rechnung aufzuführen. Für manche Unternehmer und Unternehmerinnen kann es sinnvoll sein, beim Ausstellen keinen Unterschied zwischen regulärer Rechnung und Kleinbetragsrechnung zu machen – mit einem aktuellen Muster ihres Steuerberaters oder ihrer Steuerberaterin haben sie die volle Palette der Rechnungspflichtangaben im Griff und schalten diese Fehlerquelle effektiv aus.
Pflichtangaben bei eingehender Kleinbetragsrechnung prüfen
Probleme mit dem Vorsteuerabzug bei einer ausgehenden Kleinbetragsrechnung zu vermeiden, ist mit einer guten Steuerkanzlei also eine leichte Übung. Einmal aufgesetzt, ist mit einem standardisierten Muster jede Rechnung schnell erstellt – ohne Unterschied zwischen einer Kleinbetragsrechnung und einer normalen Rechnung. Zumindest aufwändiger ist es dagegen, bei den Eingangsrechnungen keine Fehler durchgehen zu lassen. Eine gute Nachricht hierzu kommt vom Europäischen Gerichtshof (EuGH). Der urteilte 2018, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht verweigern darf, falls eine Rechnung nicht jede Rechnungspflichtangabe enthält, aber die Finanzbehörde über alle Daten verfügt, um zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen vorliegen. Dieses steuerzahlerfreundliche Urteil ist schön, trotzdem ist Kontrolle und Fehlervermeidung gleich direkt besser – schon, weil es Zeit und Ärger spart. Unternehmer sollten sich von ihrem Steuerberater oder ihrer Steuerberaterin erklären lassen, wie sie Fehlerquellen effektiv und auch effizient ausschalten können.
Gerade zu Bewirtungsbelegen oder Fahrscheinen, also Reisekosten – beides sind beliebte Prüffelder der Finanzamts-Außenprüfer – ist Hilfe greifbar und den Mitarbeitern in der Buchhaltung wie auch Monteuren oder Außendienstlern leicht zugänglich zu machen. Mit ihrem Steuerberater sollten Unternehmer dabei auch ausführlich über Rechnungen sprechen, die aus mehreren Dokumenten bestehen. Teil der Rechnung können ja auch Verträge, Auftragsschreiben, Lieferscheine, Versandmitteilungen oder beispielsweise Frachtbriefe sein.
Falsche Angaben in Rechnungen nie selbst korrigieren
So naheliegend und freundlich gegenüber dem Lieferanten es gemeint sein mag: Entdecken Unternehmer oder ihre Mitarbeiter bei einer Kleinbetragsrechnung einen Fehler, reicht es nicht, die Rechnung selbst in den eigenen Unterlagen zu korrigieren. Das Unternehmen sollte den Betrag erst dann überweisen, wenn der Lieferant eine Rechnung mit den richtigen Angaben nachgereicht hat. Was dann beim Vorsteuerabzug einer korrigierten Kleinbetragsrechnung zu beachten ist, sollten Unternehmer und Unternehmerinnen den Steuerberater oder die Steuerberaterin fragen. Keinen Unterschied gibt es zwischen normaler Rechnung und Kleinbetragsrechnung auch in diesem Punkt: Die falsche Ursprungsrechnung gehört in die Buchführung. Unternehmer müssen sie behalten und in der Korrektur auf die Ursprungsrechnung verweisen.
Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: vam 25. MÄRZ 2021. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/steuern-und-finanzen/kleinbetragsrechnung-birgt-so-manche-steuerfalle/