Topthema 05/2018: Standardisierung von Kassendaten

Einheitlich geplant

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grund­auf­zeich­nungen sieht eine einheitliche digitale Schnitt­stelle vor, um eine reibungslose Datenübertragung für Prü­fungs­­zwecke zu gewährleisten. Kassenhersteller sollen diese im Zusammenhang zur technischen Sicherheitseinrichtung bis 2020 umgesetzt haben.

Die Standardisierungsbestrebungen von Kassendaten sind im Rahmen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen absolut zu begrüßen. Bislang jedoch liegt von gesetzgeberischer Seite kein passendes semantisches Datenmodell für die inhaltliche Ausgestaltung der einheitlichen Schnittstelle vor. Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Ab­rech­nungs­system­technik e.V. (DFKA) hat sich bereits Anfang 2016 mit der Standardisierung von Kassenaufzeichnungen beschäftigt und dazu verschiedene Experten aus Wirtschaft und Verwaltung an einen Tisch gebracht. So sind Hard -und Softwarehersteller von Kassen­systemen, IT-Dienstleister und Software-Anbieter von Buchführungsprogrammen, Vertreter des steuerberatenden und wirt­schaftsprüfenden Berufsstands sowie Ver­treter der Finanzverwaltung in der Arbeitsgruppe vertreten.

Die Arbeitsgruppe verfolgt insbesondere die folgenden Ziele, die mit der Stan­dar­di­sier­ung erreicht werden sollen:

• einheitliche Datenbereitstellung für die Finanzverwaltung (Außenprüfungen, Umsatz­steuer- und Kassennachschau)
• Ermöglichung der Auslagerung aller im jeweiligen System generierten Kassendaten in ein Archiv­system (Kasseneinzeldaten und Kassenabschlüsse)
• Ermöglichung einer möglichst automatisierten (Weiter-)Verarbeitung der strukturierten Kassendaten in der Finanzbuchführung sowie unterstützender Vollständigkeits- und Plausibilitätsbeurteilungen (betriebswirtschaftliche Analysen) durch den Kassen­führenden

Angesichts der vom Gesetzgeber geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle sollen auch Unsicherheiten bezüglich der Datenaufbereitung und Archivierung abgebaut werden. Daher beabsichtigt die Arbeitsgruppe in der Zusammensetzung von Experten aus Wirtschaft und Verwaltung, mit der inhaltlichen Standardisierung von Kassendaten ein Erfolgsmodell für die weitere Ausgestaltung der gesetzlichen Anforderungen zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen aufzuzeigen.

Struktur der Taxonomie der Kassendaten

Das Stammdatenmodul enthält Informationen zum Datensatz (zum Beispiel Er­stell­ungs­datum, Berichtsnummer, Version der Taxonomie), Informationen zum Auf­zeich­nungs­gerät und zur Berichtsperiode sowie Angaben zum Unternehmen. Eine Stamm­daten­histori­sierung ist nicht notwendig, da bei Erzeugung des Datensatzes sämtliche Stammdaten mit dem jeweiligen Bewegungssatz im Einzelaufzeichnungsmodul gespeichert werden.
In dem Kassenabschlussmodul sind die aggregierten Werte aller Einzelbewegungen getrennt nach Geschäftsvorfall und Zahlungsart dargestellt. Dabei werden ausschließlich Geschäftsvorfälle aggre­giert, die für die umsatzsteuerliche und ertragsteuerliche Weiterverarbeitung Relevanz besitzen. Das Kassenabschlussmodul stellt somit die notwendige Basis für die gesetzlich geforderte Nach­voll­zieh­bar­keit und Nachprüfbarkeit der aggregierten Werte für die nachgelagerte und verdichtete buchhalterische Abbildung im Rechnungswesen dar. Anhand des Kassenabschlussmoduls ist die Einhaltung des Prüfungspfads von der verdichteten Einzelbuchung, wie beispielsweise der gesamten Bareinnahmen eines Tages, über das Kassenabschlussmodul bis zu den jeweiligen Einzelaufzeichnungen im Einzelaufzeichnungsmodul und zurück sichergestellt. Darüber hinaus bietet das Kassenabschlussmodul die Möglichkeit, den tatsächlich gezählten Bargeldbestand einer Kasse im Hinblick auf die Kassensturzfähigkeit rechnerisch abzubilden.
Das Einzelaufzeichnungsmodul ist das Kernelement der Kassentaxonomie, da hier sämtliche Details des aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfalls hinterlegt werden. Anhand dieser Struktur werden die Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 Abgaben­ordnung – AO) und die Angaben auf dem Beleg sichergestellt. Wie auch bereits heute in einigen Kassensystemen etabliert, werden die einzelnen Transaktionen entsprechenden Typen (soge­nannte Bon­typen) zugeordnet. Mithilfe dieser Kategorisierung lassen sich Transaktionen etwa zwischen Rechnungen, Lieferscheinen und reinen Bestellungen differenzieren. Aber auch Merkmale für eine transparente Darstellung der Storno- oder Trainingsbuchungen sowie der Zahlungswege sind in der Datensatzbeschreibung vorgesehen.
Die Kassentaxonomie sieht grundsätzlich einen sehr hohen Detailierungsgrad bei der Erfassung der Informationen am Kassensystem vor und ist darüber hinaus für weitere nicht strukturierte Sachverhalte noch individualisierbar. Das hat aber nicht zur Folge, dass sämtliche Kassensysteme auch diesen Detailierungsgrad unterstützen müssen. Am Markt werden eine Reihe von Kas­sen­sys­temen angeboten, die nicht auf dieser feinen Granu­lari­tät aufzeichnen und somit in Folge auch auf einer höher aggregierten Taxo­nomie­posi­tion die Werte abbilden können. Dies entspricht auch einer ordnungsmäßigen Kassenführung, sofern die progressive und retrograde Prüfbarkeit für sachverständige Dritte ­(Prüfer der Finanzverwaltung) gegeben ist. Sofern ein Kassensystem jedoch die entsprechenden Inhalte direkt aufzeichnet, sind diese steuerrelevanten Daten auch im Rahmen der Kassen­führung archivierungspflichtig und für die steuerliche Außenprüfung bereit­zustellen.

Wartung und Pflege des Standards

Taxonomien als semantische Datenmodelle zur Erfüllung von Aufzeichnungs-, Deklarations- und Offen­legungs­pflichten unterliegen einem stetigen Wandel. So sind regelmäßig gesetzliche Änderungen und sonstige marktübliche Ge­geben­hei­ten zu bewerten und in die Daten­satz­be­schrei­bung aufzunehmen. Für die Ak­zep­tanz und für die Verbreitung eines Stan­dards ist ein geregelter Prozess der Wartung und Pflege von sehr großer Be­deu­tung. Der DFKA als Heraus­geber der Kassen­taxo­nomie hat daher bereits vor Ver­öffent­li­chung der ersten Version die nach­haltige Ent­wick­lung in einer ent­spre­chen­den Arbeits­gruppe unter dem Dach des Verbands sicher­gestellt. Durch öffent­liche Reviews der jeweiligen Taxo­nomie­versionen wird ein hohes Maß an Akzeptanz und Prakti­kabi­lität bei der Imple­men­tier­ung und Nutzung des Standards sichergestellt.

 

Quelle: DATEV magazin, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 4/2018. Autor: Stephan Greulich und Tobias Teutemacher.