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Topthema 08/2021: Homeoffice muss von Unternehmen gut konzipiert werden

Nutzen Be­trie­be auch Mo­bile- oder Home-Office, sind vie­le recht­li­che und tech­ni­sche Fra­gen zu klä­ren. Und es braucht ei­ne neue Füh­rungs­kul­tur. Des­halb soll­te die Ge­schäfts­lei­tung das The­ma um­fas­send an­ge­hen und sich mit Fach­leu­ten aus vie­len Be­rei­chen austauschen.

Viele Beschäftigte nutzen Homeoffice oder mobiles Arbeiten, doch arbeitsrechtlich ist das Thema nur rudimentär geregelt. Es gibt weder einen Anspruch darauf, noch die Möglichkeit, es per Direktionsrechts anzuordnen. Unternehmerinnen und Unternehmer, die Homeoffice oder mobiles Arbeiten erlauben wollen, sollten sich intensiv mit Fachleuten austauschen, bevor sie – möglichst per schriftlicher Ergänzung zum Arbeitsvertrag – solche Vereinbarungen treffen. Zu den rechtlichen Fragen gehört unter anderem, inwieweit der Betriebsrat einzuschalten ist. Aber auch andere Rechtsfelder sind betroffen: Die Arbeitssicherheit, der Datenschutz sowie Steuer und Versicherung. All diese Punkte zu bedenken, wäre aber trotzdem nur die halbe Miete. Mobiles Arbeiten und Homeoffice können nur gut funktionieren, wenn die technische Ausrüstung passt, der organisatorische Rahmen steht und die Beschäftigten wie Vorgesetzten mit dem Thema Führung auf Distanz zurechtkommen. Auch Unternehmerinnen und Unternehmer brauchen neue Fähigkeiten, um einen Betrieb aus dem Home-Office oder mit viel Personal im Homeoffice erfolgreich zu leiten. Es ist also viel zu tun.

Das sagt der Gesetzgeber zu mobilem Arbeiten und Homeoffice

Rechtlich klar definiert ist nur Telearbeit. Gemäß Arbeitsstättenverordnung findet sie an vom Unternehmen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplätzen im Privatbereich der Beschäftigten statt. Der Telearbeitsplatz ersetzt den Arbeitsplatz im Büro für bestimmte Zeiten oder auch komplett. Deshalb gelten für ihn die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung.  Erforderlich ist eine anfängliche Gefährdungsbeurteilung und eine Unterweisung der Beschäftigen, damit sie sich sicherheitsgerecht am Arbeitsplatz verhalten. Zudem ist der Arbeitsplatz vom Unternehmen professionell auszustatten und zu warten. Für mobiles Arbeiten oder Homeoffice gilt dies nicht, weil die Beschäftigten an keiner Arbeitsstätte des Unternehmens tätig sind. Der allgemeine Arbeitsschutz gemäß Arbeitsschutzgesetz ist trotzdem zu gewährleisten. Da das Unternehmen wenig Einfluss auf den Gesundheitsschutz in Privaträumen hat, beschränken sich seine Pflichten deshalb oft auf die allgemeine Gefährdungsbeurteilung, Hinweise zu typischen Gefahren des Arbeitsplatzes sowie Arbeitsanweisungen und Rahmenvorgaben. Das Einhalten dieser Vorgaben sollten Firmenchefs und -chefinnen stichprobenartig überprüfen und regelmäßig nach möglichen neuen Gefährdungen fragen. Die Bemühungen sollten Unternehmen dokumentieren.

Vom Unternehmen gestellte Geräte müssen sicher sein

Die Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung zum Bereitstellen und Verwenden von Arbeitsmitteln gelten immer. Vom Unternehmen gestellte Geräte müssen sicher sein sowie gewartet und geprüft werden, beispielsweise überlassene Notebooks. In diesem Fall könnten auch spezifische Anforderungen an die Ergonomie bei Bildschirmarbeit ein Thema sein. Etwa der Einsatz eines großen Bildschirms und einer getrennten Tastatur. Rechtlich besteht bei mobiler Arbeit oder Homeoffice zwar keine Verpflichtung, den Beschäftigten eine umfassende Büroausstattung zu stellen. Empfehlenswert ist dies trotzdem. Erstens arbeitet es sich besser mit professionellen Geräten oder Möbeln, die das Unternehmen erwirbt und kostenfrei zur Nutzung überlässt. Das ist schon deshalb wichtig, weil es Krankschreibungen wegen Fehlhaltungen am Schreibtisch und dadurch Fehlzeiten vermeidet. Zweitens lässt sich so die Privatnutzung von Geräten untersagen, jederzeit ihre Herausgabe verlangen und eine konkretere Vorgabe zum Datenschutz machen. Das dient dem Schutz von Daten und Geschäftsgeheimnissen. Der sollte nicht nur vertraglich festgeschrieben, sondern auch durch entsprechende technische Ausstattung ermöglicht werden.

Auch weitere Schutzgesetze gelten im Homeoffice

Natürlich gilt auch bei Tätigkeiten außerhalb des Firmengeländes, was das Arbeitszeitgesetz zu Arbeitszeit und Pausen festlegt. Das wären etwa maximal zehn Stunden an Werktagen, 48 Stunden Höchstarbeitszeit pro Woche, mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit, nur ausnahmsweise Sonn- oder Feiertagsarbeit, ausreichende Pausen. Das Unternehmen sollte deshalb Arbeitszeiten vorgeben, die Beschäftigten zur Arbeitszeiterfassung auffordern sowie seine Bemühungen um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes dokumentieren. Inzwischen gibt es viele Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung. Das klappt im Homeoffice einfach am Rechner oder beim mobilen Arbeiten auch komfortabel per App. Generell stehen Beschäftigte auf dem Weg zum und am Arbeitsplatz unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Versichert ist im Homeoffice zumindest die Arbeit am Schreibtisch. Alles andere dürfte nach Unfällen auf gerichtliche Einzelentscheidungen hinauslaufen, insbesondere beim mobilen Arbeiten. Wichtig ist, mit den Beschäftigten genau zu besprechen, ob vom Betrieb gestellte Geräte bei Unfällen und Diebstahl durch bestehende Policen versichert sind oder eine eigene Versicherung erforderlich ist.

Beim Homeoffice an Technik und Sicherheit denken

Für das mobile Arbeiten und den Arbeitsplatz im Homeoffice sollten Unternehmen die gleichen Sicherheitsstandards vorsehen wie für Arbeitsplätze im Betrieb. Die Datenschutzbehörden machen hier keine Unterschiede. Persönliche Daten sind im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) immer umfassend vor unbefugten Zugriffen durch Dritte und Missbrauch zu schützen. Unabhängig davon, wo jemand sitzt, ist die Geschäftsleitung stets die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Darum muss sie durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen dafür sorgen, dass sich die Vorgaben zum Datenschutz einhalten lassen. Außerdem liegt es im Interesse des Betriebs, dass – über den Datenschutz hinaus – keine Informationen zum Unternehmen an unbefugte Dritte gelangen. Wer Homeoffice oder mobiles Arbeiten zulässt, muss also ausreichende Maßnahmen ergreifen, um seine IT und damit alle Daten optimal zu schützen.

Am besten stellt der Betrieb die nötige Hard- und Software

Idealerweise stellen Unternehmen allen Beschäftigten, die außerhalb des Betriebs arbeiten, die dazu erforderliche Hard- und Software. Denn die Nutzung privater Endgeräte führt oft zu Sicherheitsmängeln, während sich gestellte Hard- und Software zentral verwalten lässt. So ist etwa die (Sicherheits-)Software stets aktuell. Darüber hinaus erleichtert homogene Technik den Austausch von Daten und Dokumenten und den Zugriff darauf sowie damit die Zusammenarbeit. Außerdem sollte das Unternehmen jederzeit eine sichere Verbindung zwischen den individuellen Arbeitsplätzen und der Firmen-IT gewährleisten. Dazu empfiehlt sich der Aufbau einer verschlüsselten VPN-Verbindung, abgesichert durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die man etwa vom Online-Banking kennt. Hier gibt es diverse Kombinationen etwa aus Passwort oder PIN und Hardware-Token oder individuellem Software-Zertifikat, die sich nutzen lassen. Bei Mobilgeräten sollte zudem eine Festplattenvollverschlüsselung zum Einsatz kommen. Das alles ist natürlich gut zu dokumentieren, damit die Geschäftsleitung dann im Falle einer Datenpanne nachweisen kann, dass sie die DSGVO-Vorgaben ernstgenommen und in der Praxis umgesetzt hat.

Zur IT- und Datensicherheit gehören auch gezielte Schulungen

Jedes technische Sicherheitskonzept ist nur so gut wie seine Umsetzung durch die Beschäftigten. Daher sollten Unternehmerinnen und Unternehmer ihrem Personal für mobiles Arbeiten oder Homeoffice nicht nur gut ausgestattete Geräte stellen. Sie sollten auch möglichst genaue Handlungsanweisungen geben, damit es nicht aus Unachtsamkeit oder Uninformiertheit zu einer Datenpanne kommt. In eine Dokumentation der technischen Schutzmaßnahmen gehört auch die schriftliche Verhaltensrichtlinie für Beschäftigte. Sie sollte ein eigenes Kapitel zum mobilen Arbeiten und Homeoffice enthalten, das auf die Besonderheiten dieser Arbeitsformen eingeht. Zu den Anweisungen sollte beispielsweise gehören, eine unberechtigte Einsichtnahme auch durch Familienmitglieder oder Nachbarn zu verhindern. Ein Notebook etwa muss auch bei kurzer Abwesenheit immer gesperrt werden. Wichtig ist zudem ein Verbot der lokalen Datenspeicherung, da Daten durch einen Diebstahl oder Defekt sonst unwiederbringlich verloren gegen könnten. Die Beschäftigten sollten diese Verpflichtungserklärung unterschreiben sowie die Möglichkeit erhalten, bei Unklarheiten gezielt nachzufragen oder nachzuschlagen. Das schafft die notwendige Sensibilität.

Mit Fachleuten über Steuer und Versicherung sprechen

Vor der Vereinbarung von mobilem Arbeiten oder Homeoffice steht die Rücksprache mit der Steuerberatungskanzlei. Denn die Überlassung von Arbeitsmitteln beispielsweise ist nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Die Geräte müssen Eigentum des Arbeitgebers bleiben und ausschließlich zum beruflichen Einsatz dienen. Eine private Mitnutzung ist vertraglich – möglichst schriftlich – auszuschließen, sonst entsteht Arbeitslohn. Bei der Mitnutzung betrieblicher Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte für Privatzwecke kann aber auch Steuerfreiheit vorliegen. Die Details sind mit Fachleuten zu besprechen und den Beschäftigten zu erklären. Bei beruflicher Veranlassung ist auch eine Erstattung für Telefonkosten ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich. Und zwar für bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat. Barzuschüsse für Internetkosten hingegen unterliegen einer Pauschalbesteuerung von 25 Prozent, wenn die dafür erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Übernahme sonstiger Kosten gilt als Arbeitslohn und ist damit grundsätzlich steuerpflichtig. Dafür können die Beschäftigten beispielsweise Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich ansetzen, etwa per Homeoffice-Pauschale.

Grundsätzlich interessant, steuerlich aber ein besonders komplexes Thema ist eine Erstattung von Mietkosten durch das Unternehmen. Oder das Vermieten von Räumen der Beschäftigten, die als Homeoffice dienen, an das Unternehmen. Solche Konstruktionen sollten immer der Steuerberater oder die Steuerberaterin für beide Seiten genau durchrechnen.

Eine ergänzende private Absicherung könnte sinnvoll sein

Beim Thema Versicherung im Homeoffice oder bei mobilem Arbeiten stehen die persönliche Unfallversicherung sowie die Sachversicherung der Arbeitsgeräte im Fokus. Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz im heimischen Arbeitszimmer ist kompliziert. Private Umwege, Erledigungen und Verrichtungen erfasst die gesetzliche Unfallversicherung generell nicht. Das gilt im Betrieb wie im Homeoffice. In der Firma gelten jedoch Ausnahmen etwa für den Weg zur Toilette oder Kantine. Er ist versichert, da jemand durch Anwesenheit in der Betriebsstätte gezwungen ist, die Notdurft an einem anderen Ort zu verrichten. Das gilt nicht daheim: Wohnung und Arbeitsplatz sind in einem Gebäude, so das Sozialgericht München. Ein Unfallopfer hatte argumentiert, die Treppe zum Homeoffice im Untergeschoss des Einfamilienhauses werde ausschließlich betrieblich genutzt. Doch nur der Weg von und zu den betrieblichen Arbeitsstätten ist versichert. Das Unternehmen sollte die Beschäftigten darauf hinweisen, dass eine ergänzende private Absicherung deshalb sinnvoll sein könnte. Übernimmt es die Kosten, ist diese Zuwendung steuer- und abgabenpflichtig.

Auch an die Versicherung der Geräte im Homeoffice denken

Aber im Homeoffice sind nicht nur die Menschen abzusichern, sondern auch die Maschinen. Unternehmen sollten beispielsweise klären, ob eine existierende Betriebsausfallversicherung oder Cyberpolice mobiles Arbeiten beziehungsweise Homeoffice erfasst oder sich darauf erweitern lässt. Denn auch heimische Netze können angegriffen werden beziehungsweise dort für den reibungslosen Geschäftsbetrieb wichtige Geräte ausfallen. Zu prüfen ist außerdem, ob eine zusätzliche Haftpflichtversicherung oder D&O-Police zumindest für einzelne Beschäftigte im Homeoffice gut wäre. Eine weitere Klärung betrifft die Hausratversicherung: Ist hier schon ein Schutz vorhanden und auch ausreichend? Denn nur so wäre die Einrichtung – und dadurch das Arbeitsgerät – gegen Brand- und Wasserschäden oder auch Einbruchdiebstahl versichert. Je nach betrieblicher Ausrüstung in den Privaträumen kann es für die Beschäftigten sinnvoll sein, vorhandene Policen aufzustocken oder zu erweitern.

Homeoffice erfordert besondere Führung auf Distanz

Arbeiten Beschäftigte im Homeoffice oder mobil, müssen sich auch Unternehmerinnen und Unternehmer umstellen – und zwar in ihrem Führungsverhalten. Sie müssen vermeiden, dass sie einen Kontrollverlust erleiden oder auch nur verspüren. Wichtig ist, dass Vorgesetzte ihrem Team vertrauen und die Beschäftigten genug Selbstvertrauen für ihre Aufgaben bekommen – auch durch gutes Feedback. Diese Art der Führung auf Distanz stellt eine neue Herausforderung für alle Beteiligten dar, aber insbesondere Firmenchefs und -chefinnen sind gefordert. Sie müssen die Strukturen und Spielregeln vorgeben sowie im Tagesgeschäft leben, sie setzen die Grundstimmung und können so motivieren. Wichtig ist insbesondere, dass Führungskräfte sich von der Vorstellung befreien, die Leute im Homeoffice würden machen, was sie wollen. Oft wenig produktiv, manchmal sogar überhaupt nicht arbeiten. Das passiert nur, wenn keine Spielregeln existieren und keine Arbeitsergebnisse definiert sind, die es zu liefern gilt. Wer den Beschäftigten vertraut, sie aber klar führt, erreicht Ziele auch mit einem Team im Homeoffice.

Vertrauen ist die Basis für eine virtuelle Zusammenarbeit

Vertrauen spielt bei der Zusammenarbeit auf Distanz eine entscheidende Rolle. Teamvertrauen bedeutet die Bereitschaft aller Beteiligten, bei wichtigen Aspekten der gemeinsamen Zusammenarbeit ohne Angst vor negativen Konsequenzen auch Schwächen zu zeigen und Fehler einzugestehen. Kompetenz, Wohlwollen, Integrität, Transparenz und persönliche Vertrauensneigung sind die Basis guter Teamarbeit. Teammitglieder wollen sich darauf verlassen, dass sie mit Experten und Expertinnen zusammenarbeiten, die untereinander wohlwollend sowie kollegial miteinander umgehen. Ebenso wichtig ist das Vertrauen in den Arbeitgeber. Unternehmerinnen und Unternehmer sollten daher laufend transparent über die Geschäftsentwicklung berichten und positive Nachrichten für einen Energie- und Motivationsschub nutzen. Entscheidend ist außerdem ein ehrliches und konstruktives Feedback. Die Unternehmensleitung sollte mit den Vorgesetzten ein System schaffen, in dem die Teams bei regelmäßigen virtuellen Treffen die Arbeitsergebnisse, Prozesse und Zusammenarbeit insgesamt Revue passieren lassen. Hier können Leistungen gewürdigt und Verbesserungen besprochen werden. Wichtig ist, mit Personalfachleuten auch Formen für konstruktive Konfliktgespräche zu finden, die Lösungen liefern.

Hilfe für Selbstmotivation- und Organisation im Homeoffice

Wer allein im Homeoffice sitzt, muss sich motivieren und organisieren. Diese Fähigkeit ist nicht jedem in die Wiege gelegt. Vorgesetzte müssen deshalb beim Verteilen von Aufgaben im Blick haben, wer was auf welche Weise leisten kann. Eine unbeabsichtigte Überforderung – vielleicht noch gepaart mit fehlendem Feedback – kann viele Beschäftigte demotivieren, ohne das es gleich auffällt. Später zeigt dies dann tiefgreifende Folgen. Deshalb ist es wichtig, sich intensiver und strukturierter um jeden einzelnen zu kümmern als im Büro, wo sich vieles quasi im Vorbeigehen klären lässt, bevor größere Probleme entstehen. Es ist also enorm wichtig, die Aufgaben richtig zu verteilen sowie auch die Anreize richtig zu setzen, weil Korrekturen schwieriger sind. Zugleich gilt es, den Beschäftigten zielgerichtete Angebote zu machen, wie sie sich besser organisieren und auch insgesamt besser werden können. Ihnen also ungewohnte Aufgaben zu stellen, an denen sie wachsen können, und dabei gezielt zu unterstützen. Das steigert Motivation und Qualifikation.

Durchdachte Teamstruktur und passende Arbeitsprozesse

Eine besondere Herausforderung ist die Kommunikation in Unternehmen mit vielen Beschäftigen und Teams im Homeoffice. Hier sind Zusammenarbeit und Austausch innerhalb der einzelnen Gruppen, zwischen verschiedenen Gruppen sowie auf übergeordneter Ebene zu organisieren. Dazu müssen Unternehmerinnen und Unternehmer nicht nur in die richtigen Software-Lösungen investieren, die sogenannten Kollaboration-Tools für eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit. Sie brauchen auch eine durchdachte Teamstruktur sowie die passenden Arbeitsprozesse. Bei gleichzeitiger Anwesenheit im Büro oder auf dem Betriebsgelände läuft eine Vielzahl von Abstimmungen persönlich, direkt und live. Bei räumlich verteilten Arbeitsplätzen kommt Technik zum Einsatz, die den Austausch meist unpersönlicher macht und oft für zeitliche Verschiebungen sorgt. Neuerdings nutzen Unternehmen verstärkt eine Pull- statt Push-Kommunikation, um die interne E-Mail-Flut zu stoppen. Pull bedeutet, dass Nachrichten nicht zugeschickt werden, sondern die Beschäftigten sich die benötigten Informationen bei Bedarf vom zentralen Kollaboration-Tool holen. Dies erleichtert die asynchrone Kommunikation und ermöglicht ein aktiv gelebtes Wissensmanagement.

Regeln für Videokonferenzen – essenziell beim Homeoffice

Im Zentrum der virtuellen Zusammenarbeit zwischen Beschäftigten in mobiler Arbeit oder Homeoffice sowie im Betrieb steht der Austausch per Videokonferenz. Dafür sollten nicht nur gute technische Lösungen, sondern auch klare Spielregeln existieren. Termine sollten gut getaktet sein: Nicht zu lang, um ein Zerfasern zu verhindern, mit kleinen Zeitpuffern sowie regelmäßigen, ausreichenden Pausen. Es sollte klare Vorgaben und gute Gründe geben, wann die Kamera an sein muss und ausgeschaltet werden kann oder soll. Daran müssen sich alle halten. Der Moderator sollte die Diskussion straff führen, eine Hand-heben-Funktion erleichtert in professioneller Videokonferenz-Software das Koordinieren der Wortmeldungen. Idealerweise ermöglicht die Software auch den vorübergehenden Austausch in virtuellen Nebenräumen, um parallel diverse Einzelfragen zu klären. Danach wird wieder das Plenum zusammengeschaltet. Kanban- oder Conceptboards sowie Abstimmungstools oder Apps zur Visualisierung erleichtern die Diskussion, den kreativen Prozess sowie das Verteilen von Aufgaben. Ebenso wichtig ist aber der informelle Austausch im Video-Chat, quasi die virtuelle Kaffeeküche.

Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: vam 14. JULI 2021. Artikel aufrufbar unter: Homeoffice muss von Unternehmen gut konzipiert werden – DATEV TRIALOG-Magazin

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