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Topthema 09/2020: Virtuelle Messe – online neue Interessenten ansprechen

Das Thema virtuelle Messe hat Kon­junk­tur – we­gen Corona fal­len vie­le klas­si­sche Ver­an­stal­tun­gen aus. Aber auch on­line wol­len Events gut ge­plant sein. Un­ter­neh­mer soll­ten ge­nau prü­fen, wie sie sich prä­sen­tie­ren – bei be­ste­hen­den Mes­sen oder mit ei­ner ei­ge­nen Veranstaltung?

Ein Blick in einschlägige Onlineverzeichnisse bestätigt Firmenchefs, was wiederholte Veranstaltungsabsagen signalisierten – Corona hat die Messebranche durchgerüttelt. Zahlreiche Termine sind verschoben oder abgesagt, große Events mit Besuchermengen auf engem Raum passen nicht in die Zeit. Zu den ersten Opfern zählten im Frühjahr der Mobile World Congress in Barcelona und die Internationale Tourismus Börse in Berlin. Sie hoffen auf den Neustart 2021. Aber oft steht zwischen Hinweisen auf Verlegung oder Absage einer Messe ein anderer Kommentar: Online wegen CoronaAuch im Veranstaltungsbereich dürfte die Pandemie die Digitalisierung weiter beschleunigen und die virtuelle Messe, die nur online stattfindet, salonfähig machen. An der Tagesordnung sind Treffen im Cyberspace für Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften – Zusammenkünfte der Anteilseigner können nicht einfach ausfallen. Aber auch für kleine und mittlere Unternehmen kann der Kontakt mit Interessenten via Internet die klassische Messe – zumindest vorübergehend – ersetzen. Das Thema ist mehr als nur einen Blick wert – ebenso wie mehr digitale Beratung.

Wann ist die virtuelle Messe ei­ne ech­te Alternative?

Wer sich mit dem Thema virtuelle Messe beschäftigt, dürfte bald erkennen, dass sich viele klassische Messeziele auch online erreichen lassen. So schön direkte persönliche Kontakte sein mögen – es ist besser, jemanden im digitalen Raum zu treffen als gar nicht. Wichtig ist allerdings, genau zu überlegen, welche Interessen des Unternehmens sich auf diese Weise verfolgen lassen – und in welcher Form. Wie in der realen Welt auch, gibt es im Cyberspace für diverse Themen unterschiedlichste Events und Formate. Das reicht von der Produktvorstellung über die Fachkonferenz bis zur Personalsuche. Und solche Events lassen sich individuell organisieren oder im Verbund veranstalten. Wer es sich leisten will, kann eine eigene Hausmesse im Internet organisieren. Wer lieber im Verbund auftritt, kann eine Veranstaltung mit Partnern auf die Beine stellen. Kleine, weniger finanzstarke Unternehmen können sich bei einer etablierten Messe einklinken und so Präsenz zeigen. Hauptsache, das Konzept passt zum Image der Firma und zum Geldbeutel.

Die richtige Veranstaltungsform auswählen und aufsetzen

Bei Branchenmessen können Unternehmen sich sowie ihre Produkte und Technologien einem Fachpublikum vorstellen. Online per virtueller Messe funktioniert das ähnlich gut wie im realen Leben, wenn der Messeveranstalter seine Sache versteht.
Bei Online-Konferenzen geht es – wie bei klassischen Tagungen oder Events – um spezielle Branchen oder Themen. Vorträge geben wertvollen Input, die Gäste können Fragen stellen oder sich online individuell austauschen oder Kontakte aufbauen.
Bei Job- und Karrieremessen kommen Unternehmen im digitalen Raum mit potenziellen Bewerbern in Kontakt. Generell läuft das ähnlich wie in der realen Welt. Wer sich dafür interessiert, sollte gleich das Thema E-Recruiting ins Visier nehmen.
Bei Unternehmensmessen organisiert der Veranstalter ein individuelles Event speziell für seine aktuellen Bedürfnisse. Das kann die klassische Hausmesse sein, aber auch ein Event für die Mitarbeiter oder eine Kick-off-Veranstaltung für Geschäftspartner.
Presse- oder Marketingevents können das Unternehmen gezielt in die Schlagzeilen bringen. Wichtig ist hierbei, wer eingeladen und wie informiert wird.

Online bietet die virtuelle Messe die­se Möglichkeiten

Zahlreiche Anbieter haben – schon vor Corona – Plattformen entwickelt, über die eine virtuelle Messe oder ein Event dann online stattfindet. Wer selbst veranstalten will, sollte mit einem Spezialisten klären, welche Lösungen sich für seine Ziele anbieten und auch bezahlbar sind. Wer bei einer von Dritten ausgerichteten Onlinemesse ausstellen will, muss klären, wie einfach dort die Präsentation ist. Auch hier empfiehlt sich für einen guten Auftritt die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, der sich mit Designfragen und Funktionen, etwa für Downloads, auskennt. Generell ist zu klären, ob die bestehende Datenleitung den vorübergehend höheren Verkehr bewältigen kann. Wer schon beim normalen Arbeiten große Verbindungsprobleme hat, dürfte mit dem Thema virtuelle Messe vermutlich wenig Freude haben. In manchen Regionen könnte sie schon deshalb nicht funktionieren, weil dort die Internetverbindung generell unzureichend ist. Wer aber ein stabiles Netz und die passende Lösung hat, profitiert bei Online-Veranstaltungen von der schier unbegrenzten Reichweite des Internets.

Online multi­mediale In­for­ma­tionen für die Interessenten

Die Gäste nehmen per Mausklick am Computer, Tablet oder Smartphone teil und betreten einen virtuellen Veranstaltungsraum. Je nach Thema und Größe des Events gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, das Unternehmen und seine Angebote zu präsentieren beziehungsweise Kontakt mit Besuchern aufzunehmen. Die Interessenten können sich – wie bei einer realen Messe – im Eingangsbereich informieren, wer ausstellt. Sie können den Messestand eines Unternehmens ansteuern und sich durch Firmen- oder Produktpräsentation klicken, bei manchen Lösungen sogar in 3D. Kurze Videos erläutern Details oder Konzepte, Downloads liefern weitergehende Informationen. Wer Rückfragen hat, klärt allgemeine Themen per öffentlichem Chat mit einem Mitarbeiter, wie am echten Messestand. Geht es um vertrauliche Themen, treffen sich Gäste und Berater im virtuellen Raum zum privaten Gespräch. So, wie man am Messestand am Empfangstresen die Visitenkarten austauscht und Kataloge durchblättert, bevor man sich zum vertraulichen Austausch zurückzieht. Dort kommen Zahlen und Details auf den Tisch, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind.

Virtuelle Messe kann die Kos­ten er­heb­lich senken

Die virtuelle Messe bietet viele Vorteile gegenüber Präsenzveranstaltungen, weit über das Einsparen von Reise- und Unterbringungskosten für Standpersonal hinaus. Der Messestand kann Informationssuchenden rund um die Uhr offenstehen, sie können auf alle frei verfügbaren Dokumente zugreifen. Der Mitarbeitereinsatz lässt sich besser steuern – sind viele Gäste da, können zusätzliche Experten für virtuelle Beratungsgespräche zur Verfügung stehen. Auf Wunsch potenzieller Kunden kann eine Diskussion etwa in den Abend verlegt werden. Man trifft sich dann nicht an der Hotelbar, sondern loggt sich zum vertiefenden Chat ein. Außerdem lassen sich Begleitprogramme organisieren, die das Unternehmen und seine Produkte multimedial präsentieren. So sind etwa Workshops denkbar, in denen ein Experte den Einsatz eines Produktes demonstriert. Die Teilnehmerzahl kann unlimitiert sein oder es gibt eine Begrenzung und dafür Raum für Diskussionen. Ein Video der Darbietung inklusive Fragen und Antworten lässt sich anschließend jederzeit von jedermann am Empfangstresen des virtuellen Messestands ansehen.

Automatischer Aus­tausch von Kontakt­daten möglich

Wer eine virtuelle Messe veranstaltet beziehungsweise sich in ihrem Umfeld online präsentiert, sollte auch über Anonymität nachdenken. Insbesondere bei Personalmessen dürfte vielen Besuchern wichtig sein, sich zunächst ohne Preisgabe ihrer persönlichen Daten über Unternehmen zu informieren. Selbst viele potenzielle Kunden wollen sich unverbindlich Produktkataloge ansehen, bevor sie Kontaktdaten offenlegen. Das ist weniger eine Frage des Datenschutzes, den im Kern sowieso die Plattform sicherstellen muss, wo die Veranstaltung stattfindet. Es geht eher darum, langsam eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen – wie am realen Messestand, wo man sich auch erst unverbindlich umsieht. Später folgt Smalltalk mit einem Standmitarbeiter, der in eine konkrete Frage an einen Experten und das vertrauliche Beratungsgespräch mündet. Daher sollten Firmenchefs gut abwägen, wann ihre virtuelle Messe oder ihr virtuelles Event eine sofortige Identifizierung des Gesprächspartners erfordert. Und ob es manchmal nicht besser wäre, dass die Funktion zum Austausch der Visitenkarten oder Einbindung der Social-Media-Accounts als vertrauensbildende Maßnahme erst später greift.

Wie lässt sich die virtuelle Messe selbst organisieren?

Thema und Technik. Planen Sie virtuelle Messe oder Online-Auftritt genauso gut wie eine reale Messe. Geht es um die Produktpräsentation auf einer Fachmesse, die Mitarbeitersuche bei einer Personalmesse, den themengetriebenen Online-Kongress mit Workshops? Aus dem Inhalt ergibt sich die Antwort auf die Frage, ob man an einer bestehenden Veranstaltung andockt oder eine eigene organisiert. Und daraus die Antwort auf die Frage, welche technische Lösung oder Kompetenz erforderlich ist.
Partner und Programm. Geht es um eine eigene Veranstaltung, könnte sich das Einbinden von Partnern anbieten. Das macht die Sache billiger, bringt eine thematische Aufwertung und erweitert den Kreis der Interessenten. Das Programm muss gut mit den Partnern abgesprochen werden, stimmig sein, einen klaren Fokus auf gemeinsame Kernkompetenzen legen.
Umsetzung und Veranstaltung. Beauftragen Sie bei eigenen Veranstaltungen einen Dienstleister mit der Realisierung, falls Ihre IT-Erfahrung nicht reicht. Störanfällige Hard- und Software oder schlechtes Design machen die virtuelle Messe leicht zum Reinfall.

Mitarbeiter müssen Lö­sun­gen für virtuelle Messe beherrschen

Marketing und Beratung. Überlegen Sie gut, wen Sie wie zu Ihrem Event einladen und ob Sie mit Gewinnspielen oder Ähnlichem locken. Theoretisch ist die Zahl der Interessenten im Internet unbegrenzt. Praktisch bringt es nichts, wenn die Server wegen zahlloser Surfer in die Knie gehen, die etwas gewinnen wollen – und potenzielle Kunden deshalb keine vernünftige Beratung bekommen. Das Personal sollte gut für die Beratung geschult sein – inhaltlich sowieso, aber auch in der Anwendung etwa der installierten Chat-Programme.
Nachfassen und Erfolgskontrolle. Prüfen Sie, welche Ergebnisse die virtuelle Messe gebracht hat, indem Sie online die entsprechenden Tools nutzen. Grundsätzlich bietet jedes virtuelle Event über eine Registrierungsseite die Möglichkeit, lückenlos die Daten der Besucher zu erfassen. Es sei denn, man verzichtet darauf bewusst, etwa bei einer Personalmesse. So lässt sich nachverfolgen, für welche Themen sich jemand besonders interessiert hat. Die Informationen gehören ins CRM-System, um bestehende oder potenzielle Kunden später gezielter ansprechen zu können.

Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: vam 21. AUGUST 2020. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/technologie-innovation/trends-innovationen/virtuelle-messe-online-neue-interessenten-ansprechen/

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