Mitarbeiter brauchen manchmal schnell viel Geld. Dann kann ein Darlehen vom Arbeitgeber helfen, aber nur mit dem passenden Darlehensvertrag. Außerdem sind beim Mitarbeiterdarlehen weitere Formalitäten und Rahmenbedingungen mit Anwalt und Steuerberater zu klären.
Akuter Finanzierungsbedarf ist kein Thema nur für Unternehmer. Auch Mitarbeiter brauchen manchmal dringend Geld – da das Dach des Eigenheims kaputt, die Heizung altersschwach oder das Auto liegengeblieben ist. Natürlich könnten sie dann mit ihrem Wunsch nach einer Kapitalspritze zur Bank gehen oder im Internet nach passenden Angeboten suchen. Möglichkeiten gibt es dort ja genug, von der klassischen Onlinebank über Finanzierungsportale bis zu Crowdfunding-Plattformen. Doch auch der Arbeitgeber kann seinen Beschäftigten finanziell unter die Arme greifen. Etwa über ein Darlehen an Mitarbeiter, natürlich nur mit einem seriösen Darlehensvertrag. Dem Mitarbeiter einen Kredit zu geben, kann Vorteile für beide Seiten haben und für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen. Steuerlich und rechtlich allerdings gibt es dabei einiges zu beachten, etwa mit Blick auf eine mögliche Kündigung. Darüber sollten Unternehmer vor dem Abschluss einer solchen Vereinbarung unbedingt mit Anwalt und Steuerberater sprechen.
Das Darlehen an Mitarbeiter ist für Beschäftigte attraktiv
Das Darlehen an Mitarbeiter ähnelt in den Grundzügen einem ganz normalen Verbraucherkredit. Interessant für den Beschäftigten: Üblicherweise verlangt sein Arbeitgeber weniger hohe Zinsen als eine x-beliebige Bank. Schließlich kennt man sich, und das Darlehen ist quasi automatisch über den pfändbaren Teil des Lohns besichert. Hier hat der Arbeitgeber ja einen direkten Zugriff. Wenn Mitarbeiter einen Darlehensvertrag mit ihrem Chef abschließen, sind die Konditionen darum meistens günstiger als auf dem freien Markt. Für den Arbeitgeber ist ein Darlehen an Mitarbeiter attraktiv, weil er sich davon zurecht mehr Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit versprechen darf. Manche Unternehmer nutzen ein Darlehen, um gerade Fachkräfte enger an ihren Betrieb zu binden. Andere gewähren es alternativ zu einer anstehenden Gehaltserhöhung. Am besten regelt beim Darlehen an Mitarbeiter ein detaillierter Darlehensvertrag die Formalitäten. Dazu gehören neben der Höhe der Darlehenssumme und der Verzinsung auch die Rückzahlungsmodalitäten. Schriftform ist wie üblich in vertraglichen Dingen auch hier Trumpf.
Das gilt beim Mitarbeiterkredit für den Darlehensvertrag
Legen Unternehmer den Darlehensvertrag für ein Darlehen an Mitarbeiter geschickt an, hat der Beschäftigte durch die Tilgung kaum finanzielle Einbußen beim laufenden Gehalt. Dafür profitiert er vor Beginn der Tilgung ungebremst von der Liquiditätsspritze. Das kann die Mitarbeitermotivation sehr fördern. Und es erleichtert die Finanzierung im Vergleich zu einem klassischen Bankkredit. Der mindert nämlich oft deutlich das verfügbare Nettoeinkommen. Ein weiterer Vorteil ist, dass meistens keine Sicherheiten wie etwa das Eigenheim oder eine Bürgschaft notwendig sind. Als Sicherheit vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer für den Fall der Fälle normalerweise den pfändbaren Teil des Lohns. Klären sollten Unternehmer allerdings unbedingt, wie es mit der Tilgung aussieht, wenn der Mitarbeiter einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat. Während Krankheit, Urlaub, Mutterschutz oder Elternzeit sieht die finanzielle Situation des Beschäftigten anders aus als unter normalen Umständen. Am besten besprechen Firmenchefs solche Details mit ihrem Anwalt und lassen eventuell den Steuerberater eine Probekalkulation für solche Fälle ausstellen.
Das sind die rechtlichen Grundlagen für das Mitarbeiterdarlehen
Ein Darlehen an den Mitarbeiter ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Darlehenshöhe wie auch Konditionen im Darlehensvertrag kann der Unternehmer frei mit seinem Mitarbeiter aushandeln. An Höchstsummen für Darlehen an Mitarbeiter ist er nicht gebunden. Gesetzlich ist das Mitarbeiterdarlehen nicht speziell geregelt. Es gelten die für Kredite üblichen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zum Darlehens- und gegebenenfalls zum Verbraucherdarlehensvertrag. So regelt § 491 BGB, wie das Widerrufsrecht auszugestalten ist und welche formalen Kriterien einzuhalten sind. Darlehensverträge unterliegen auch der AGB-Kontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Klauseln, die unüblich sind oder den Mitarbeiter unangemessen benachteiligen, sind unwirksam. Wichtig: Die Darlehenssumme müssen Unternehmer getrennt vom Arbeitslohn auszahlen. Arbeits- und Darlehensvertrag sind unabhängig voneinander.
Diese Punkte gehören in den Darlehensvertrag für den Mitarbeiter
Wer schreibt, der bleibt – das gilt auch beim Darlehen an den Mitarbeiter für den Darlehensvertrag. Er kann wichtig werden, falls es später zu Unstimmigkeiten kommt. Und auch aus steuerlichen Gründen sollten Unternehmer sowieso sämtliche Vereinbarungen und die Vergleichskonditionen schriftlich dokumentieren. Diese Angaben sollte ein Darlehensvertrag im Detail regeln:
- Laufzeit
- Effektivzins
- Darlehenshöhe
- Rückzahlungsmodalitäten mit Tilgungsplan für sämtliche Tilgungs- und Zinsbeträge sowie die jeweilige Fälligkeit
- Sicherheiten
- Regelungen für den Fall des Zahlungsverzugs
- Entsprechende Kündigungsmöglichkeiten
- Hinweis zum Widerrufsrecht
Über Konditionen sollten sich Unternehmer natürlich ihre eigenen Gedanken machen. Den Vertrag sollten sie dann keinesfalls ohne die Hilfe ihres Anwalts aufsetzen. Fehler im Vertrag kosten sonst leicht Steuervorteile.
Darlehensvertrag für Mitarbeiter läuft bei Kündigung weiter
Gut nachdenken sollten Unternehmer beim Darlehen an den Mitarbeiter auch darüber, wie es nach einer möglichen Kündigung mit dem Darlehensvertrag weitergeht. 2017 erklärten die Richter am Bundesarbeitsgericht (BAG) eine bis dato weithin übliche Regelung für unwirksam. Danach sollte der Mitarbeiter das Darlehen mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses sofort auf einen Schlag verzinst zurückzahlen (Az. 8AZR67/15). Darauf hat der Unternehmer zumindest dann keinen Anspruch, wenn die Kündigung vom ihm ausgeht. Er muss stattdessen weiter die vereinbarten Tilgungs- und Zinspläne einhalten, wie im Darlehensvertrag vereinbart. Alles andere benachteilige den Mitarbeiter „entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen“, so der von den Richtern zur Begründung angeführte § 307 Absatz 1 des BGB.
Der Darlehensvertrag darf Mitarbeiter nicht benachteiligen
Firmenchefs sollten gerade größere Darlehen an Mitarbeiter unbedingt detailliert mit Steuerberater und Anwalt besprechen. Vertragliche Regelungen im Darlehensvertrag dürfen den Mitarbeiter nicht benachteiligen, so die Richter am Bundesarbeitsgericht. Ein Beschäftigter habe es nach der Kündigung durch den Arbeitgeber nämlich nicht in der Hand, durch Betriebstreue und vertragsgerechten Verhalten einer Gesamtfälligkeit des Darlehens zu entgehen, so die Richter. Andererseits könne der Arbeitgeber mit solchen vertraglichen Regelungen als Darlehensgeber selbst den Grund für eine sofortige Gesamtfälligkeit des Mitarbeiterdarlehens herbeiführen. Und das beeinträchtigt aus Sicht der Richter die Arbeitnehmerinteressen schwer. Der Mitarbeiter dürfte zudem oft nur unter erheblichen Schwierigkeiten einen neuen Kreditgeber finden, der zu einer raschen Anschlussfinanzierung bereit ist. Klar: Schließlich hat er ja gerade seinen Job verloren. Könne der Mitarbeiter die erforderliche Summe nicht aufbringen, drohten ihm damit zusätzlich zur Kündigung auch noch Zwangsvollstreckungsmaßnahmen des ehemaligen Arbeitgebers. Das geht aus Sicht der Bundesarbeitsrichter nicht.
Bei Darlehen an Mitarbeiter ist Gleichbehandlung wichtig
Schon beim Abschluss darf der Darlehensvertrag einen Mitarbeiter nicht benachteiligen. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass bei der Verrechnung der Kreditraten für das Darlehen an den Mitarbeiter mit künftigen Lohnansprüchen die gesetzlich festgelegten Pfändungsfreigrenzen (§§ 850 ff. Zivilprozessordnung ZPO) gewahrt bleiben, so § 394 des BGB. Im Hinterkopf behalten sollten Unternehmer auch das Thema Gleichstellung. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz für Beschäftigte im Unternehmen gilt auch bei der Vergabe von Arbeitgeberdarlehen. So darf der Darlehensvertrag für eine Teilzeitkraft keine ungünstigeren Bedingungen enthalten als der für eine Vollzeitkraft, siehe § 4 Abs. 1 des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG). Auch solche grundsätzlichen Fragen sollten Firmenchefs bedenken, wenn sie mit ihrem Anwalt das Thema Mitarbeiterdarlehen besprechen. Natürlich kann es legitim sein, bestimmten Personen ein Mitarbeiterdarlehen trotz Gleichbehandlungsgrundsatz zu verweigern. Ist der Beschäftigte etwa verschuldet oder liegt eine Lohnpfändung vor, können dies legitime Gründe sein. Schließlich genießt der Arbeitgeber bei einer Privatinsolvenz als Gläubiger auch keine Sonderrechte.
Vorteil aus dem Mitarbeiterdarlehen ist steuerpflichtig
Benachteiligen darf der Darlehensvertrag den Mitarbeiter nicht. Einen Vorteil dürfen Beschäftigte aus dem Darlehen allerdings schon ziehen. Beim im Darlehensvertrag festgelegten Zinssatz sollen sich Unternehmer am marktüblichen Zins nur orientieren. Sie können also auch bessere Konditionen bieten. Entsteht dem Arbeitnehmer durch das Mitarbeiterdarlehen ein Zinsvorteil im Vergleich zu regulären Bankkrediten, stuft der Gesetzgeber das als Sachbezüge ein. „Sie sind als solche zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 € übersteigt“, so das Bundesfinanzministerium mit Blick auf Darlehen an Mitarbeiter (AZ: IVC5-S2334/07/0009). Unternehmer sollten hierzu Rücksprache mit ihrem Steuerberater halten, um beim Berechnen des geldwerten Vorteils alles richtig zu machen. Herangezogene Referenzwerte für die Höhe des marktüblichen Zinssatzes sollten Unternehmer zu den Darlehensunterlagen nehmen, etwa die Zinsstatistik der Deutschen Bundesbank.
Fehler im Darlehensvertrag sind für Mitarbeiter teuer
Der Unternehmer könnte aus irgendeinem Grund auf die Darlehensrückzahlung oder auf Zinsen aus einem Darlehen an Mitarbeiter verzichten. Dann ist auch dieser Vorteil für den Mitarbeiter steuerpflichtig. Die dem Arbeitgeber aus dem Darlehensvertrag zustehende, aber nicht zurückgeforderte Summe gilt steuerlich als Arbeitslohn und unterliegt voll der Lohnsteuer. Auch vor einem Erlass sollten Unternehmer also unbedingt Rücksprache mit dem Steuerberater halten. Schon der Verzicht auf den Erhalt der Zinsen kann die komplette Besteuerung der gesamten Darlehenssumme nach sich ziehen. Dass die Steuer auf den gesamten Darlehensbetrag fällig wird, kann auch durch Fehler im Darlehensvertrag für den Mitarbeiter passieren. Deshalb sollte hierbei unbedingt der Anwalt helfen. Das gilt insbesondere, wenn der Firmenchef eine bereits bewährte Vertragsgestaltung nutzen will, um einem angestellten Angehörigen ein Darlehen zu gewähren. Hier sind die Finanzbehörden üblicherweise sehr misstrauisch, sobald dem Vertragspartner daraus ein steuerlicher Vorteil entsteht.
Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: vam 21. SEPTEMBER 2020. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/personal-und-fuehrung/darlehen-an-mitarbeiter-die-tuecke-steckt-im-darlehensvertrag/