Das Home-Office wird immer beliebter, aber das Thema Versicherung haben viele dabei nicht im Blick. Unternehmer müssen klären, welches Risiko abgedeckt ist. Und bei Lücken im Versicherungsschutz mit Anwalt und Steuerberater nach den besten Lösungen auch für die Mitarbeiter suchen.
Ein Home-Office hat für Unternehmer wie auch ihre Beschäftigten viele Vorteile. Es senkt in Zeiten explodierender Immobilien- und Mietpreise die Kosten, indem es den Raumbedarf der Firma reduziert. Es fördert Produktivität und Zufriedenheit – nicht zuletzt wegen der so besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Zudem erleichtern entsprechende technische Möglichkeiten es heute, zumindest einen Teil der Angestellten zu bestimmten Zeiten von zuhause arbeiten zu lassen. Darüber hinaus bietet das Home-Office der Gesellschaft manchen Vorteil, etwa bei der CO2-Bilanz. Deshalb unterstützen viele öffentliche Träger den Home-Office-Tag am 16. November. Allerdings müssen Firmenchefs, die ihren Mitarbeitern das Home-Office erlauben oder es selbst nutzen, rechtliche sowie steuerliche Fragen beachten. Sonst kann es mit dem Arbeiten zuhause leicht Schwierigkeiten geben. Unbedingt mit dem Anwalt besprechen sollten Unternehmer beispielsweise, wie es um die Versicherung im Home-Office gestellt ist. Erst wenn das geklärt ist, sollten interessierte Mitarbeiter die Erlaubnis für eine Tätigkeit daheim erhalten.
Richter halten Home-Office für nie betrieblich veranlasst
Die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) gibt detaillierte Hinweise, was Unternehmer beim Einrichten eines Home-Office für ihre Beschäftigten beachten sollten. Das reicht vom Telearbeitsvertrag bis zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung. Mit dem gesetzlichen Unfallversicherungsschutz ist es im heimischen Arbeitszimmer allerdings nicht so einfach. Private Umwege, Erledigungen und Verrichtungen deckt die gesetzliche Unfallversicherung generell nicht ab – Essen, Duschen, den Toilettengang. Das gilt grundsätzlich im Betrieb wie im heimischen Arbeitszimmer. In der Firma gibt es jedoch Ausnahmen etwa für den Weg zur Toilette oder Kantine. Er ist versichert, da der Mitarbeiter durch Anwesenheit in der Betriebsstätte gezwungen ist, seine Notdurft an einem anderen Ort zu verrichten. Das gilt nicht beim Home-Office: Wohnung und Arbeitsplatz sind im selben Gebäude, urteilte das Sozialgericht München. Ein Unfallopfer hatte argumentiert, dass die Treppe zum Home-Office im Untergeschoss des Einfamilienhauses ausschließlich betrieblich genutzt werde. Doch nur der Weg von und zu den betrieblichen Arbeitsstätten bleibt – auch nach Information der Berufsgenossenschaft – versichert.
Spendierte Unfallversicherung im Home-Office ist Arbeitslohn
Private Versicherung tut im Home-Office schon wegen der richterlichen Begründung Not. Nach ihrer Einschätzung fehlt es im Home-Office grundsätzlich an betrieblicher Veranlassung. Aus dem Grund greift der gesetzliche Unfallversicherungsschutz nicht, so die Münchener Sozialrichter. Das Urteil ist nicht rechtskräftig, aber der Tenor auch anderer Urteile von der Tendenz her eindeutig. Unternehmer sollten ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass eine ergänzende private Absicherung sinnvoll ist. Die private Unfallversicherung bietet zwar im Vergleich zur Berufsunfähigkeitsversicherung nur einen eingeschränkten Schutz, so „Finanztest“. Andererseits führt nicht jeder Unfall zur Berufsunfähigkeit. Und im Fall der Fälle können zusätzliche Gelder für Hilfsmittel oder Schadenersatz bei längerfristiger Beeinträchtigung auch einzelner Körperbereiche helfen. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten, ist diese Zuwendung steuerund abgabenpflichtig. Doch eine Erstattung kann sich für den Mitarbeiter lohnen – wenn er den steuerlich geringen Höchstbetrag ausgeschöpft hat, bis zu dem er solche Kosten in der privaten Steuererklärung ansetzen kann. Der Steuerberater hilft bei der Abwägung.
Auch an Betriebsausfallversicherung oder Cyberpolice denken
Im Home-Office gilt es natürlich nicht nur, den Mitarbeiter abzusichern. Unternehmer sollten sich vorab darum kümmern, wie die Betriebssicherheit gewährleistet bleibt und wie diese versichert werden soll. Bevor Firmenchefs einen Beschäftigten ins Home-Office auslagern, sollten sie mit ihrem Anwalt besprechen, welche Regelungen zur Haftung in den Arbeitsvertrag gehören. Dann sollten sie sich über mögliche Versicherungen hierfür informieren. Unternehmer, die bereits eine Betriebsausfallversicherung oder sogar eine Cyberpolice abgeschlossen haben, sollten den Anbieter unbedingt auf das Thema Home-Office ansprechen. Denn natürlich können auch heimische Netze angegriffen werden beziehungsweise dort für den reibungslosen Geschäftsbetrieb wichtige Geräte ausfallen. Prüfen sollten Unternehmer dann auch noch, ob weitere Versicherungen für den Mitarbeiter im Home-Office sinnvoll sind. Etwa eine – eventuell nachträglich erweiterte – Haftpflichtversicherung oder eine D&O-Police.
Dank Home-Office die Hausratversicherung absetzen
Die betrieblichen Geräte beim Mitarbeiter zuhause sind schließlich ein Thema für sich. Grundsätzlich sichert dessen private Hausratversicherung das Home-Office erstmal mit ab – zumindest, wenn es nur über die privaten Räume zugänglich ist. Unternehmer sollten mit dem Mitarbeiter besprechen, ob der Schutz vorhanden und auch ausreichend ist. Sinnvoll ist der Hausratschutz auf jeden Fall – nur so ist die Einrichtung gegen Brand- und Wasserschäden oder auch Einbruchdiebstahl versichert. Je nach betrieblicher Ausrüstung in den Privaträumen kann es sinnvoll sein, die Police aufzustocken. Mitarbeiter mit älteren Versicherungsverträgen und abgeschlossenem Arbeitszimmer – für das Home-Office die einzig sinnvolle Lösung, sofern der Mitarbeiter nicht allein lebt – sollten bei ihrer Versicherung nachfragen, ob und in welcher Höhe ihr Home-Office versichert ist, rät „efinanz24“. Die gute Nachricht: Zu den Ausnahmefällen, in denen Mitarbeiter dann die private Hausratversicherung steuerlich geltend machen können, gehört die Einrichtung eines beruflich genutzten Arbeitszimmers.
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