Bei vielen Firmenpleiten spielen offene Rechnungen eine Hauptrolle. Gutes Forderungsmanagement hilft, dieses Risiko für eine Insolvenz stark zu verringern. Zusammen mit dem Steuerberater sollten Unternehmer ihre finanziellen Ansprüche stets genau im Blick halten.
Vor jedem Jahresende lohnt es sich für Unternehmer aufs Neue, ihre Buchhaltung nach offenen Forderungen zu durchforsten. Ende Dezember droht sonst womöglich die Verjährung: In aller Regel drei Jahre nach Abschluss des Jahres der Rechnungsstellung – manchmal gelten auch andere Verjährungsfristen. Mittel- bis langfristig sichern Unternehmer ihre Liquidität allerdings idealerweise gleich über ein durchdachtes, effektives und stringent angewandtes Forderungsmanagement. Denn so gut es auch ist, die Verjährung zu stoppen: Letztlich handelt es sich dabei um eine Notbremse, die verhindert, dass dem Betrieb ihm rechtmäßig zustehendes Geld verlorengeht. Besser wäre es, wenn Firmenchefs gleich konsequent das komplette Forderungsmanagement optimieren. Das wiederum ist kein Hexenwerk – dazu müssen nur einige Rädchen gut ineinandergreifen.
Forderungsmanagement sichert die Existenz des Unternehmens
Natürlich bringt nicht jede übersehene Rechnung ein Unternehmen in finanzielle Schieflage. Aber größere Ausfälle können bedrohlich werden. Zudem ergeben viele kleine Summen rasch einen stattlichen Gesamtbetrag. Ein Fachbuch zu den „7 häufigsten Insolvenzgründen“ betont: Finanzierungslücken spielen bei drei Viertel der Insolvenzen eine Rolle. Nicht nur dauerhafte Überschuldung ist ein wichtiger Insolvenzgrund – auch akute Liquiditätsengpässe führen oft in die Pleite. Und immerhin jede dritte Firmeninsolvenz sieht die R+V-Versicherung durch solche Forderungsausfälle ausgelöst. Sogar schon verbuchte Zahlungen können Jahre nach ihrem Eingang unerwartet ausfallen, falls ein Insolvenzverwalter einen Grund findet, sie zurückzufordern. Zwar hat die Bundesregierung die Frist, in der Insolvenzverwalter rechtmäßige Zahlungen an Lieferanten nach der Pleite dieses Kunden zurückholen dürfen, von zehn auf vier Jahre verkürzt, da diese Praxis zunehmend Probleme für eigentlich gesunde Unternehmen verursachte. Nachträglich ausfallen können Zahlungen aber weiter. Ein Grund mehr für straffes innerbetriebliche Forderungsmanagement. Das gehört für jedes Unternehmen zum soliden Wirtschaften.
Forderungsmanagement verbessert die Zahlungsmoral
Effektives Forderungsmanagement tut gerade derzeit Not: Nach einem langen Konjunkturboom verschlechtert sich die Zahlungsmoral der hiesigen Unternehmen langsam wieder, wie der Kreditversicherer Coface feststellt. Verzeichneten 2017 noch 78 Prozent der Unternehmen eine Zahlungsverzögerung, waren es 2019 laut einer aktuellen Umfrage 85 Prozent, so die „TextilWirtschaft“. Unternehmen aus dem Bereich Agrar, Nahrung, Holz mussten insgesamt 59,4 Tage auf ihr Geld warten. Im Baugewerbe waren es 75 Tage, im Bereich Pharma und Chemie sogar 82,4 Tage. Am längsten mussten sich mit 83,6 Tagen die Betriebe der Textil- und Bekleidungsindustrie gedulden. Durchdachtes Forderungsmanagement steigert auch die Zahlungsmoral der Kunden und hilft so, die Liquidität des Unternehmens zu verbessern und zu sichern.
Verträge stecken den Rahmen für das Forderungsmanagement
Verträge und Auftragsbestätigungen sind die Basis für gutes Forderungsmanagement. Sie sorgen für klare Verhältnisse und fixieren schriftlich Absprachen, die Lieferant und Kunde miteinander treffen. Leistungen und Gegenleistungen sowie Zeiträume für Lieferung, Abnahme und Zahlung sollten möglichst klar definiert sein. Dann fällt es Unternehmen leichter, nach Erbringen ihrer Leistung auch ihre finanziellen Forderungen an den Kunden durchzusetzen. Schon vor der Auftragsannahme sollten Firmenchefs prüfen lassen, ob der Kunde wie angegeben firmiert. Spätestens für die Rechnung benötigen sie die Angaben sowieso. Ein frühzeitiger Check schützt Unternehmer aber bereits zu Beginn einer geplanten Geschäftsbeziehung davor, eventuell einem Betrüger aufzusitzen.
Zum guten Forderungsmanagement gehört die Bonitätsprüfung
Mit Blick auf ein wirkungsvolles Forderungsmanagement sollten Unternehmer auch gleich die Bonität des Partners prüfen lassen. Das gilt zumindest bei wichtigen Kunden sowie solchen mit großen Einzelaufträgen. Der Check sollte vor Abschluss des ersten Liefervertrags erfolgen und zwischendurch immer mal wieder aktualisiert werden. Steuerberater haben Zugriff auf Daten aller Wirtschaftsauskunfteien wie etwa das Debitoren Monitoring von DATEV. Unternehmer sollten sie also hierbei ruhig zurate ziehen. Auch eigene Erfahrungen mit der Zahlungsmoral ihrer Kunden sollten Unternehmer vor anstehenden Folgeaufträgen berücksichtigen. Hilfreich ist, das Zahlungsverhalten zu dokumentieren und wichtige Informationen über den Kunden möglichst allen beteiligten Mitarbeitern zugänglich zu machen. Dazu zählt, wer mit dem Abschluss von Verträgen betraut ist – aber auch der Bereich Leistungsdokumentation und Buchführung. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen verzichten häufig auf eine Bonitätsprüfung oder behalten sie nicht dauerhaft bei – aber sie ist wichtig. Unternehmer sollten sie im Rahmen ihres Forderungsmanagements unbedingt ernst nehmen.
Forderungsmanagement ernst nehmen erfordert Disziplin
Um zügig an ihr Geld zu kommen, sollten Unternehmen ihre Rechnungen stets umgehend stellen. Gerade kleine Unternehmen wie Handwerksbetriebe schieben das gern auf. Gutes Forderungsmanagement braucht also vor allem eins: Disziplin. Zur zügigen Rechnungsstellung sind Unternehmer übrigens sogar verpflichtet. Und das schon Anfang 2009 in Kraft getretene Forderungssicherungsgesetz gibt Unternehmen bei größeren Aufträgen das Recht, Abschlagszahlungen zu fordern. Diese Möglichkeit sollten Unternehmer ausgiebig nutzen, denn so ist ein Teil des Geldes früher auf ihrem Konto.
Ohne Mahnwesen läuft beim Forderungsmanagement nichts
Kurzfristig und konsequent Rechnungen zu stellen ist gut. Die Buchhaltung darf diese Forderung dann aber auch nicht mehr aus dem Blick verlieren. Um ein wirksames Forderungsmanagement zu gewährleisten, sollten sich die Verantwortlichen in Verkauf, Buchhaltung und auch Service eng austauschen. Nur so ist ein reibungsloser und zügiger Ablauf gewährt. Auch können Unternehmer nur so das Zahlungsverhalten mit Blick auf neue Vertragsschlüsse berücksichtigen. Bleiben Rechnungen offen, sollte die Buchhaltung rasch beim Kunden nachfassen – möglichst telefonisch, sobald die Forderung ein paar Tage fällig ist. Oft ist die Rechnung nur liegengeblieben und wird auf den Anruf hin schnell beglichen. Der positiven Kundenbeziehung ist dieses Vorgehen zuträglich.
Forderungsmanagement geht nur mit schriftlicher Mahnung
Bleibt freundliches Nachfassen allerdings erfolglos, sollten Unternehmer rasch und konsequent mahnen – unbedingt schriftlich. Die Schriftform ist schon aus taktischen Gründen wichtig,, auch wenn Kunden rein rechtlich betrachtet bereits am Tag nach Ablauf der 30-tägigen gesetzlichen Zahlungsfrist vom Zeitpunkt des Rechnungseingangs an automatisch in Verzug geraten. Ab Fälligkeit der Forderung können Verzugszinsen in Höhe von neun Prozent – bei Privatkunden von fünf Prozent – über dem Basiszinssatz fällig werden. Wenn sie mögen, dürfen Unternehmer eine Mahnung reimen. Sie verliert dadurch rechtlich nicht an Bestand, wie das Landgericht Frankfurt bereits 1982 in einem in Versform abgefassten Urteil entschied. Schriftlich sollte die Mahnung in jedem Fall sein. Dann kann der Kunde sich nicht später in einem Mahnverfahren darauf berufen, er hätte die Forderung übersehen.
Forderungsmanagement muss auch mal ernst machen
Unternehmer sollten säumige Kunden schon mit der Mahnung darauf aufmerksam machen, dass sie nach Fristablauf anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen. Mehr als zweimal sollten sie auch nicht selbst mahnen – nur so viel sollte das geduldigste Forderungsmanagement einplanen. Denn oft lassen Kunden solche Mahnungen unbeachtet – unabhängig davon, wie eindringlich sie formuliert sind. Mehr Nachdruck haben Mahnungen, die von einem Anwalt oder Steuerberater oder einer Inkassogesellschaft kommen. Zahlt der Kunde trotzdem nicht, ist der nächste Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren. Nach dem Mahnbescheid und dem Ablauf einer bestimmten Frist können sie dann einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Damit lässt sich – falls der Kunde keinen Einspruch einlegt – auch die Zwangsvollstreckung einleiten. Für das gerichtliche Mahnverfahren empfiehlt sich stets der Gang zum Anwalt, damit der Antrag für den Mahnbescheid richtig ausgefüllt ist. Außerdem kann der Anwalt später Anträge begründen und gegebenenfalls das folgende Klageverfahren führen.
Gutes Forderungsmanagement plant das Ende gleich mit
Das Klageverfahren kommt in Gang, wenn der Kunde während des gerichtlichen Mahnverfahrens einen Einspruch einlegt oder nicht auf die Mahnung des Anwalts reagiert beziehungsweise ihr widerspricht. Zum guten Forderungsmanagement gehört daher auch, vorsorglich schriftliche Verträge oder Auftragsbestätigungen griffbereit zu halten. Diese Aufgabe müssen Unternehmer immer für sich selbst einplanen. Andere Aufgaben im Forderungsmanagement können sie dagegen auch delegieren. Der Steuerberater kann Unternehmern viel abnehmen, indem er Fälligkeiten überwacht, Mahnungen schreibt oder falls nötig auch mal das Inkasso übernimmt. Mittlerweile kann sich sogar für kleine Unternehmen der Abschluss einer Warenkreditversicherung lohnen. Auch diese übernehmen oft Aufgaben aus dem Forderungsmanagement für den Versicherungsnehmer. Und über Finanzierungsformen wie das Factoring können Unternehmer das Forderungsmanagement oder zumindest große Teile davon nach außen abgeben.
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