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Topthema 06/2022: Betriebsausflug – mit guten Ideen das Personal motivieren

Ein Betriebs­aus­flug stärkt Mo­ti­va­tion und Team­geist. Doch beim Pla­nen und Or­ga­ni­sier­en ist vie­les zu be­ach­ten. Es geht um ei­nen mög­li­chen geld­wer­ten Vor­teil eben­so wie um die Ver­si­che­rung. An­walts- und Steu­er­be­ra­tungs­kanz­lei hel­fen, sol­che Fra­gen zu klä­ren.

Lange haben Unternehmen pandemiebedingt auf Vergnügungsveranstaltungen verzichtet. Nun planen viele wieder einen Betriebsausflug – Ideen dafür gibt es genug. Ob sich Vorgesetzte und Beschäftigte für Kultur interessieren, Abenteuer- und Spiel-Events vorziehen oder eher Muße in der Natur und beim anschließenden Essen wünschen: Das Angebot möglicher Ziele ist groß. Gemeinschaftsaktionen wie ein Ausflug stärken auch ohne Pflicht zur Teilnahme den Zusammenhalt im Unternehmen, steigern die Motivation und verbessern das Betriebsklima. Deshalb bietet sich ein Betriebsausflug während der Arbeitszeit an, der sogar mit Übernachtung steuerlich absetzbar sein kann. Allerdings sollten Unternehmerinnen und Unternehmer wissen, was bei einem Betriebsausflug zu beachten ist, um ihn richtig organisieren zu können. So schön ein Betriebsausflug auch sein mag – hier gelten ebenso bestimmte Gesetze wie bei allen anderen unternehmerischen Aktivitäten. Was beispielsweise zu beachten ist, wenn ein Arbeitsunfall beim Betriebsausflug passiert oder Beschäftigte am Ausflug trotz Krankschreibung teilnehmen wollen, gilt es mit der Anwalts- und Steuerberatungskanzlei zu besprechen.

Jetzt einen Betriebsausflug planen – Ideen gibt es genug

Für einen Betriebsausflug gibt es zahllose Ideen. Es muss nicht Hoch- oder Weltkultur sein: Auch eine Fahrradtour mit Essen im Waldrestaurant kann begeistern. Eine abenteuerlustige Belegschaft kann man auf Entdeckungstour ins Ungewisse schicken, zu sogenannten Lost Places – verlassenen Plätzen. „Wo Straßen enden, wird es interessant“, so die Faustregel der Location Scouts im Filmgeschäft. Dort finden sich auch beim Ausflug während der Arbeitszeit alte Schlösser und Herrenhäuser oder Forts, Industriebrachen, verlassene Parks und Gärten. So ein Firmenausflug lässt sich mit einem kleinen internen Fotowettbewerb oder Kalenderprojekt verbinden. Die schon wegen der Motive eindrucksvollen Erinnerungen kommen dann als schöne Erinnerung eingerahmt in Gänge und Büros. Was beim Betriebsausflug zu beachten ist – inwieweit etwa Gesetze wie das Urheber- oder Persönlichkeitsrecht greifen – und wie die Verantwortlichen den Ausflug rechtssicher planen und organisieren, dabei berät die Anwalts- und Steuerberatungskanzlei. Denn beim Betriebsausflug wird rasch ein möglicher Arbeitsunfall oder die Pflicht zur Teilnahme ein Thema.

Betriebsausflug planen und organisieren richtig gemacht

Vorsicht: Verbotsschilder sollten Beschäftigte beim Betriebsausflug grundsätzlich beachten. Das Betreten mancher Orte könnte Hausfriedensbruch sein oder gefährlich – selbst in gern als Kulisse genutzten Geheimtipps. Besser, die Verantwortlichen überprüfen Ideen für den Betriebsausflug vor dem Planen und Organisieren durch intensive Erkundigungen. Ansonsten: Bootfahren, Rafting, Golfspielen, Hochseilgarten, Bogenschießen, Baggerfahren, ein gemeinsamer Segel- oder Skikurs als Firmenausflug mit Übernachtung – die Ideen sind zahlreich. Für tolle Ausflüge gibt es Möglichkeiten genug. Auch manches Weltkulturerbe empfiehlt sich hierzulande mit Kölner Dom, Völklinger Hütte, Bergpark Wilhelmshöhe oder dem Mittelrheintal. Unterstützende Reise- und Event-Agenturen finden sich via Internet. Mit der Steuerberatungskanzlei gilt es im Vorfeld zu klären, ob beziehungsweise wie etwa ein Betriebsausflug mit Übernachtung steuerlich absetzbar ist. „Wir machen einen Betriebsausflug – was ist zu beachten?“, die Frage stellt sich mit Blick auf Gesetze beispielsweise, wenn Beschäftigte trotz Krankschreibung teilnehmen wollen. Auch ob eine Pflicht zur Teilnahme am Ausflug existiert, fragen sich viele – die Antwort ist: Nein.

Betriebsausflug ist Arbeitszeit, die Teilnahme keine Pflicht

Während Unternehmen ihre Betriebsferien in gewissen rechtlichen Grenzen relativ leicht anordnen können, ist die Sache beim Betriebsausflug auf Basis der geltenden Gesetze nicht so einfach. Zeit und Ort für den Ausflug während der Arbeitszeit kann die Firmenleitung zwar auch nach Belieben ansetzen. Am besten sollte das mit den Beschäftigten besprochen werden, auch mit Blick auf Termine von erheblichem Interesse, etwa einer Fußball-WM.

Findet der Betriebsausflug in der Arbeitszeit statt, ist diese Zeit auch regulär Arbeitszeit. Zur Teilnahme am Betriebsausflug besteht aufgrund der Gesetze aber keine Pflicht – sie ist immer freiwillig. Der Firmenchef oder die Firmenchefin kann niemanden zwingen, mitzukommen oder alternativ einen Tag Urlaub zu nehmen. Und erst recht nicht dazu, trotz Krankschreibung beim Betriebsausflug dabei zu sein. Im Gegenteil: Wollen einige Personen nicht mitkommen, muss das Unternehmen ihnen ermöglichen, regulär zu arbeiten. Dafür ist jemand, der nicht am Betriebsausflug teilnimmt, wiederum auch gesetzlich zur Arbeit verpflichtet. Die Anwaltskanzlei berät zu den wichtigsten arbeitsrechtlichen Fragen. Beachten sollten Unternehmerinnen und Unternehmer, dass auch freigestellte Beschäftigte einen Anspruch darauf haben, am Betriebsausflug teilzunehmen. Gerade für einen kostspieligeren Betriebsausflug ist dies beim Planen und Organisieren zu beachten. Ohne Grund darf das Unternehmen niemanden ausschließen, so das Arbeitsgericht Köln. Sonst stellt sich rasch die Frage, ob der Betriebsausflug – gegebenenfalls sogar mit Übernachtung – steuerlich absetzbar bleibt.

Das gilt zur Berechnung der Arbeitszeit

Nehmen Beschäftigte an einem Betriebsausflug während der Arbeitszeit teil, rechnet das Unternehmen üblicherweise die reguläre Arbeitszeit an – Gesetze verpflichten es dazu aber nicht. Vergütung ist in diesem Fall auch nur für die reguläre Arbeitszeit üblich, die jemand sonst an diesem Tag erbringen würde. Dauert der Betriebsausflug also länger oder planen und organisieren die Verantwortlichen ihn mit Übernachtung, können Beschäftigte keine zusätzliche Vergütung einfordern. Auch Teilzeitkräfte verdienen an einem längeren Betriebsausflug nicht mehr Geld. Findet der Betriebsausflug samstags oder sonntags – außerhalb der regulären Arbeitszeit – statt, ist die Anrechnung von Arbeitszeit natürlich kein Thema. Am besten, Unternehmerinnen und Unternehmer besprechen ihre Ideen für den Betriebsausflug mit der Steuerberatungskanzlei und planen und organisieren ihn in enger Absprache mit deren Fachleuten. Die wissen, was beim Betriebsausflug – eventuell mit Übernachtung – steuerlich absetzbar ist, und kennen die beste oder einfachste Lösung für die Abrechnung. Auch für den Fall, dass jemand beim Betriebsausflug einen Arbeitsunfall erleidet.

Durch Gesetze wird der Betriebsausflug zur betrieblichen Übung

Rücksprache mit der Anwaltskanzlei zum Thema Betriebsausflug schadet ebenfalls weder bei den Ideen noch beim Planen und Organisieren. Schon weil kaum ein Unternehmen die eigentlich erfreuliche Angelegenheit Betriebsausflug unbeabsichtigt zur lästigen Pflichtveranstaltung mutieren lassen will. Wie bei so mancher Annehmlichkeit für Beschäftigte, lautet das Zauberwort auch beim Betriebsausflug aufgrund der Gesetze und Rechtsprechung: „Betriebliche Übung“. Die Faustregel: Dreimal Betriebsausflug, immer Betriebsausflug. Details und mögliche Lösungen oder Abhilfe kennt dann der Anwalt oder die Anwältin. Unternehmen sollten vor allem dann um Rat bitten, wenn Beschäftigte die Arbeitszeit während des Betriebsausflugs bezahlt bekommen sollen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter könnten sonst womöglich später – ähnlich wie bei Weihnachts- und Urlaubsgeld – den bezahlten Betriebsausflug einklagen.

Der Betriebsausflug ist auch eine Frage der Mitbestimmung

Für viele Unternehmen wichtig: Anders als bei sozialen Angelegenheiten hat der Betriebsrat beim Betriebsausflug kein Mitbestimmungsrecht nach §87 Abs.1 Nr.8 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG), meint das Bundesarbeitsgericht (Az.:1ABR35/97). Ein Betriebsausflug ist der Rechtsprechung zufolge keine Sozialeinrichtung, weil es an der nötigen Institutionalisierung fehlt. Das Unternehmen kann einen Betriebsausflug während der Arbeitszeit im Rahmen einer freiwilligen Betriebsvereinbarung nach §88 BetrVG kollektivrechtlich festlegen. Setzen Unternehmen den Betriebsausflug allerdings als Belohnung ein, bekommt dieser Prämiencharakter – und der Betriebsrat darf doch darüber mitbestimmen. Ausnahme von dieser Regel wiederum ist: Wenn der Betriebsausflug als Prämie in einer individuellen Vereinbarung mit den einzelnen Beschäftigten festgelegt wurde, gibt es hierfür kein Mitbestimmungsrecht.

Entspannter feiern dank der weicheren 110-Euro-Grenze

Lohnsteuerrechtlich stellt sich die Frage, ob den Beschäftigten ein geldwerter Vorteil entsteht, beispielsweise bei einem Betriebsausflug mit Übernachtung. Ein möglicher geldwerter Vorteil wäre dann steuerpflichtig. Die Anforderungen hieran hat der Bundesfinanzausschuss vor ein paar Jahren gelockert. Das „Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ (BT-Drucksache: 18/3017), das seit dem 1. Januar 2015 gilt, hat die 110-Euro-Freigrenze in einen 110-Euro-Freibetrag verwandelt. Das macht einen großen Unterschied: Bei der früheren Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter hieß es in Sachen Steuerfreiheit hopp oder topp: Überstiegen nach der alten Regelung bei einer Veranstaltung die Kosten pro Kopf jene 110 Euro, mussten Unternehmen den vollen Betrag als geldwerten Vorteil versteuern. Mit dem Freibetrag ist Entspannung angesagt: Fällt der Betriebsausflug oder auch eine Betriebsfeier nun doch etwas teurer aus als geplant, gilt nur als zu versteuernder geldwerter Vorteil, was über den 110 Euro liegt.

Bei Mehrkosten für Betriebsausflug an Steuer denken

Für die Mehrkosten beim Betriebsausflug kann das Unternehmen die Lohnsteuer für Beschäftigte pauschal mit 25 Prozent übernehmen (§40 Abs.2 Nr.2 EStG). Kostet der Ausflug also beispielsweise pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter 130 Euro, läge die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent auf 20 Euro für ihn somit bei fünf Euro. Die Fachleute der Steuerberatungskanzlei wissen, welche Betriebsausgaben für das Unternehmen rund um den Betriebsausflug aufgrund der Gesetze steuerlich absetzbar sind. Zweite gute Nachricht: Die Steuererleichterungen gelten nicht nur für unternehmensweite Firmenveranstaltungen, sondern auch beispielsweise für einen Ausflug oder Feste einzelner Abteilungen, solange dazu alle in dem Bereich Beschäftigten eingeladen sind.

Diese Kosten sind beim Betriebsausflug steuerlich absetzbar

Unternehmerinnen und Unternehmer sollten mit der Steuerberatungskanzlei klären, welche Kosten für einen Betriebsausflug – eventuell mit Übernachtung – steuerlich absetzbar sind und wie mögliche Mehrkosten zu berechnen sind. Vor allem, wenn Beschäftigte jemanden mitbringen dürfen. Der 110-Euro-Freibetrag gilt pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin – nicht pro eingeladener Person. Auch rechnet der Fiskus in die Kosten für eine Betriebsfeier oder einen Betriebsausflug mehr ein als früher – der Freibetrag ist heute schneller erreicht. Für Unternehmen sind die Kosten für den Betriebsausflug als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Unbeschränkt und auch dann, wenn die Kosten über die 110-Euro-Freibetragsgrenze steigen, inklusive aller Zuwendungen, wie etwa

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
  • Geschenke, auch bei der nachträglichen Überreichung von Geschenken an alle, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
  • Zuwendungen an Begleitpersonen der Beschäftigten,
  • Barzuwendungen, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist, oder auch
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.

Auch beim Feiern an die Abgabe für Künstler denken

Vorsicht Falle: Wer Künstler oder Künstlerinnen für den Betriebsausflug ein anschließendes Essen oder ein Fest engagiert, darf die Künstlersozialabgabe nicht vergessen und sollte auch danach die Steuerberaterin oder den Steuerberater fragen. Voraussetzung ist außerdem, dass der Betriebsausflug sich im Rahmen des für Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern „Üblichen“ bewegt. Dabei ist die Dauer grundsätzlich nicht durch Gesetze beschränkt – Unternehmerinnen und Unternehmer können also ihren Ideen freien Lauf lassen und einen Betriebsausflug durchaus mit Übernachtung planen und organisieren. Im Zweifel sollten sie natürlich auch hierzu die Steuerberatungskanzlei kontaktieren.

Beim Betriebsausflug auch auf die Versicherung achten

Beim Thema Versicherung für den Betriebsausflug können Unternehmer und Unternehmerinnen nicht auf Gesetze zurückgreifen, sich aber an Urteilen orientieren. Grundsätzlich sollten sie im eigenen Interesse auf Nummer Sicher gehen und hier Rücksprache mit Fachleuten halten, gerade wenn die Ideen für den Ausflug ausgefallener sind oder jemand trotz Krankschreibung teilnehmen will. Hilfreich ist sicher auch, nur etwas zu buchen, das sich gegebenenfalls aus Corona-Gründen wieder absagen lässt. Klar ist: Betriebliche Veranstaltungen – also auch Betriebsfeiern und -ausflüge – sind von der gesetzlichen Unfallversicherung abgedeckt. Verlängern Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter den Betriebsausflug jedoch eigenständig, greift die betriebliche Versicherung ab diesem Zeitpunkt nicht mehr. Ansonsten ist der Schutz ziemlich weitreichend. Halten Unternehmen die Formalien ein, erfasst der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung beim Betriebsausflug beispielsweise auch die Winterwanderung einer Abteilung, hat das Bundessozialgericht entschieden.

Die gesetzliche Unfallversicherung greift nicht für alle

Der Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung beim Betriebsausflug gilt nicht für mit eingeladene Partnerinnen oder Partner sowie Familienangehörige. Für diese müssen Unternehmen gegebenenfalls eine Zusatzpolice abschließen. Am besten ist es, einen Betriebsausflug so zu planen und zu organisieren, dass gerade bei weiter entfernt stattfindenden Veranstaltungen gleich die Hin- und Rückfahrt berücksichtigt ist. Dann können alle Mitreisenden auch zum Abend hin vielleicht noch Bier oder Wein zum Essen trinken. Der Fürsorgepflicht für den Weg mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern samt Familie ist so auch am besten Genüge getan. Und in so einem Rahmen lassen sich auch etwas gewagtere Ideen für einen Ausflug leichter realisieren.

Kein Unfallversicherungsschutz für Incentive-Ausflüge

Spendieren Unternehmen ihren Beschäftigten einen Ausflug als Belohnung, gilt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung grundsätzlich nicht. So urteilte das Sozialgericht Darmstadt bereits vor einigen Jahren. Im entschiedenen Fall verwehrte das Gericht einer Mitarbeiterin, die sich beim Snowmobil-Fahren in Lappland an der Wirbelsäule verletzt hatte, den gesetzlichen Unfallschutz (Az.:S 3 U 27/07). Der Grund: Es war eine Belohnungsreise, die die Firma nur verdienten Beschäftigten angeboten hatte. Damit stellte die Reise keine betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung im Sinne von Weihnachtsfeier oder Firmenausflug dar, an der alle Beschäftigten teilnehmen können. Und nur in diesen Fällen greift aufgrund der Gesetze beim Betriebsausflug der gesetzliche Unfallversicherungsschutz. Bei Belohnungsreisen sollten Unternehmerinnen und Unternehmer also auch zusätzlichen Versicherungsschutz einkalkulieren beziehungsweise prüfen. Im Zweifel sollten sie ruhig ihren zuständigen Unfallversicherungsträger fragen, was beim Betriebsausflug zum Planen und Organisieren zu beachten ist und welche Lücken im Versicherungsschutz sie selbst schließen müssen.

Quelle: DATEV TRIALOG, Das Magazin für erfolgreiche Unternehmen & Selbstständige, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Autor: vam 9. MAI 2022. Artikel aufrufbar unter: https://www.trialog-magazin.de/personal-und-fuehrung/mitarbeiter-ausbildung/betriebsausflug-mit-guten-ideen-das-personal-motivieren/

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