Viele Selbständige nutzen auch zuhause ein Arbeitszimmer. Steuerlich ist es allerdings schwierig, die Kosten dafür geltend zu machen. Das funktioniert nur unter bestimmten, eng gesteckten Voraussetzungen. Wir sagen Ihnen, was Sie beachten müssen.
Jeder Unternehmer braucht Räume – ein Geschäft, um seine Produkte zu verkaufen, ein Lager, um die Waren vorzuhalten oder ein Büro, um die Buchhaltung und Schreibkram zu erledigen. Aber nicht alle Raumkosten sind steuerlich absetzbar. Vor allem beim Thema Arbeitszimmer unterscheidet das Finanzamt fein säuberlich, wo sich das Büro befindet und ob es nicht eher ein Arbeitsraum ist. Mit Folgen für die Steuererklärung, denn nicht alle Ausgaben können gleichermaßen als Betriebsausgaben angesetzt werden. Ein weiterer Stolperstein können Immobilien sein, die Sie als Unternehmer für den Betrieb nutzen. Keine Probleme gibt es in der Regel mit Räumen, die Sie für die Firma angemietet haben. Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer können Sie jedoch nur dann als Betriebsausgaben geltend machen, wenn das Home-Office Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit ist. Oder aber Sie keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung haben. Aber selbst dann müssen einige Details beachtet werden.
Arbeitszimmer – das zählt
Wenn es um Ihr Arbeitszimmer geht, ist für das Finanzamt vor allem eines entscheidend: Ist das Arbeitszimmer häuslich oder außerhäuslich? Beantwortet die Verwaltung die Frage mit „außerhäuslich“, sind Sie auf der sicheren Seite. Denn externe Raumkosten sind immer voll absetzbar – vorausgesetzt, Sie nutzen die Räume betrieblich. Anders sieht es aus, wenn Sie daheim im Büro arbeiten, beispielsweise um Abrechnungen zu erledigen, das nächste Personalgespräch vorzubereiten oder die Unterlagen für den Steuerberater zusammenzustellen. Möglicherweise sind Sie auch komplett vom Home-Office aus selbstständig tätig.
Grundsätzlich können Sie die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht als Betriebsausgabe in Ihrer Gewinnermittlung berücksichtigen. Der Gesetzgeber sieht zwar Ausnahmen vor, aber diese sind streng definiert. Für den Steuerabzug müssen Sie daher zunächst klären, ob Ihr Arbeitszimmer tatsächlich „häuslich“ ist. Das ist dann der Fall, wenn es seiner Lage nach in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist. Ob Ihnen die Wohnung gehört oder ob Sie nur gemietet haben, spielt keine Rolle. Bei einem Einfamilienhaus, das Sie bewohnen, geht die Finanzverwaltung beispielsweise immer davon aus, dass das Arbeitszimmer zum Wohnbereich gehört – gleich ob es sich im Keller oder im Dachgeschoss befindet.
In einem Mehrfamilienhaus kann die Sache schon wieder anders aussehen: Wohnen Sie im Haus und liegt das Arbeitszimmer außerhalb Ihrer Wohnung, gilt ein Arbeitszimmer im gesondert angemieteten Kellerraum als außerhäuslich. Und befinden sich sowohl Ihre Betriebsräume als auch Ihr Büro und Ihre Wohnung in einem Geschäftshaus, wertet die Finanzverwaltung auch das Arbeitszimmer als außerhäuslich. Die Folge: Die Raumkosten sind ohne Probleme abzugsfähig. Umgekehrt kann ein Büro auch dann häuslich sein, wenn es sich gar nicht in Ihrem Haus befindet. Zum Beispiel, wenn es in einem Anbau oder Garagenanbau liegt und nur über einen nicht öffentlichen Zugang betreten werden kann – oder Sie durch Ihre Privatwohnung gehen müssen, um ins Arbeitszimmer zu gelangen.
Nichts Privates im heimischen Büro
Damit Sie die Kosten für Ihr Büro daheim überhaupt als Betriebsausgaben einstellen können, muss das häusliche Arbeitszimmer nahezu ausschließlich betrieblich genutzt werden. Heißt: Sie dürfen das Home-Office für den Job nutzen – auch für andere Einkünfte. Aber Privates muss draußen bleiben. Ein Arbeitszimmer, das gleichzeitig hin und wieder als Gästezimmer herhalten muss, erkennt das Finanzamt genauso wenig an wie die Nutzung des Büros als Haushaltsraum. Die Kosten können auch nicht aufgeteilt werden. Das hat der Bundesfinanzhof bereits vor einiger Zeit entschieden. Allerdings ist es nicht weiter tragisch, wenn Sie das häusliche Arbeitszimmer nur gering privat mitnutzen. Die kritische Grenze liegt bei zehn Prozent – sprich zu 90 Prozent müssen Sie im Home-Office betrieblichen Tätigkeiten nachgehen.
Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihr Büro auch wie ein Büro einrichten. Zum Beispiel mit einem Schreibtisch, einem Aktenschrank, Regalen und anderen Gegenständen, die Sie beruflich benötigen. Sie dürfen sich zwar für den Power-Nap oder das kreative Nachdenken ein Sofa ins häusliche Arbeitszimmer stellen. Bett, Kleiderschrank oder Fitnessgeräte haben in Ihrem Büro daheim nichts verloren – zumindest mit Blick auf die steuerliche Abzugsfähigkeit. Das Finanzamt darf nämlich sogar von Ihnen einen Vor-Ort-Termin einfordern, um das Arbeitszimmer zu besichtigen. Allerdings müssen Sie mit zeitlichem Vorlauf darüber informiert werden. Zeit genug, um Ihren Steuerberater anzurufen und mit ihm die Lage zu sondieren.
Es braucht eine Wand und eine Tür
Darüber hinaus muss es in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer eine Wand und eine Tür geben, damit das Büro daheim von Ihrer übrigen Wohnung abgetrennt ist. Und damit auch dem Finanzamt klar ist, dass das Zimmer nicht automatisch privat (mit-)genutzt werden kann. Denn wo die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen, tut sich auch das Finanzamt schwer, Kosten anzuerkennen. Das bedeutet leider auch, dass die Arbeitsecke im Wohnzimmer oder der Arbeitsbereich auf einer Galerie oder im Treppenaufgang kein steuerlich abzugsfähiges Arbeitszimmer ist. Zudem muss Ihnen – gewissermaßen nach Abzug der Fläche des Arbeitszimmers – noch genug Raum zum Wohnen übrigbleiben. Ist das nicht der Fall, geht das Finanzamt davon aus, dass Sie auch das heimische Büro privat nutzen.
Mittelpunkt oder kein anderer Platz?
Wenn diese Kriterien erfüllt sind, sind aber trotzdem noch nicht alle Hürden übersprungen, um die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgaben ansetzen können. Das geht nur, wenn Sie eine der beiden folgenden Aussagen bejahen können.
- Das Home-Office ist Ihr Tätigkeitsmittelpunkt.
Dann dürfen Sie alle Kosten für das Arbeitszimmer daheim als Betriebsausgaben ansetzen. - Ihnen steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung.
Die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer dürfen Sie immerhin noch bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr geltend machen.
Die erste Anforderung ist für viele Unternehmer nur sehr schwer zu erfüllen. Denn der Mittelpunkt der Tätigkeit wird nicht ausschließlich zeitlich, sondern vor allem qualitativ gemessen. Wer seiner Selbstständigkeit ausschließlich von zuhause aus nachgeht, hat damit kein Problem. Denn dann ist das häusliche Arbeitszimmer in jedem Fall der Mittelpunkt der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit. Anders sieht es aus, wenn Sie – wie die meisten Unternehmer – auch noch anderswo arbeiten oder viel unterwegs sind. Dann prüft das Finanzamt, ob der inhaltliche Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer liegt, ob Sie also alle Tätigkeiten, die für Ihren Beruf prägend sind, daheim erledigen.
Für das Finanzamt: Tätigkeiten beschreiben
Für einige Berufsgruppen haben die Finanzgerichte bereits positive Urteile gefällt, beispielsweise für Bauingenieure, Praxis-Consultants oder Layouter. Tipp: Verständlicherweise kennt der Sachbearbeiter nicht jede Branche und jeden Beruf gleich gut. Daher ist es hilfreich, gemeinsam mit dem Steuerberater eine Liste aufzustellen, in der Sie typische Tätigkeiten beschreiben – und wo Sie diese erledigen. Der zeitliche Umfang Ihrer Arbeiten daheim gibt lediglich Hinweise, ist letztlich aber nicht entscheidend für die Einstufung.
Ist das Home-Office nicht der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit, bleibt noch der zweite Punkt. Denn wenn Ihnen für bestimmte Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, dürfen Sie die Kosten für das heimische Büro ebenfalls in Ihrer Gewinnermittlung als Betriebsausgaben ansetzen. Allerdings ist der Betrag dafür gedeckelt auf höchstens 1.250 Euro pro Jahr. Vorsicht: Dabei handelt es sich nicht um eine Pauschale, sondern Sie müssen die Aufwendungen nachweisen.
Besser kein Schreibtisch in der Werkstatt
Außerdem schaut das Finanzamt genau hin, ob Sie in Ihrem Betrieb nicht doch irgendeine Art von Arbeitsplatz haben, an dem Sie derartige Tätigkeiten erledigen können. Beispielsweise Buchführungsarbeiten, Gutachten oder das Schreiben von Angeboten. Haben Sie beispielsweise in Ihrer Werkstatt einen Schreibtisch stehen, bleibt das häusliche Arbeitszimmer steuerlich unberücksichtigt. Dem Finanzamt ist es dabei gleichgültig, ob Sie dort Ruhe zum Arbeiten haben oder Lärm und Kundenverkehr Ihre Konzentration stören. Allerdings ist Selbstständigen auch nicht alles zuzumuten, wie beispielsweise der Bundesfinanzhof im Fall eines selbstständigen Logopäden entschied. Dieser hatte zwar Praxen mit mehreren Angestellten, erledigte aber seine Buchführung daheim. Der BFH befand, dass die erforderliche Vertraulichkeit für diese Arbeit in der Praxis nicht gegeben war – und erkannte die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer an.
Büro oder doch Lager?
Nicht immer ist ein Raum, den Sie daheim beruflich nutzen, unbedingt ein Arbeitszimmer. Für ein Homeoffice können Sie die Kosten nur eingeschränkt in bestimmten Fällen ansetzen. Bei Räumen, die Sie eher wie eine Betriebsstätte nutzen, gelten andere Spielregeln. Solche Arbeitsräume sind nach Ansicht der Finanzverwaltung vor allem daran zu erkennen, dass sie nicht büromäßig eingerichtet, sondern beispielsweise mit technischen Geräten ausgestattet sind. Ein weiterer Anhaltspunkt: Sie beschäftigten fremde Personen in diesem Raum. Dies spricht gegen die Einstufung als Arbeitszimmer. Einige Beispiele für Arbeitsräume daheim sind
- Lagerräume
- Werkstatt
- Ausstellungsraum
- Büro mit Publikumsverkehr und/oder Angestellten
- Notfallpraxis mit Patientenbesuchen.
Für solche Arbeits- oder betrieblich genutzte Räume gilt: Die anteiligen Kosten sind in voller Höhe als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig.
Diese Kosten können Sie absetzen
Geld, das Sie für betrieblich genutzte Räume ausgeben, dürfen Sie also in der Gewinnermittlung angeben, wenn es sich entweder um externe Räume handelt oder Sie eine Betriebsstätte daheim haben oder zuhause einen Raum als Lager oder Werkstatt nutzen oder das Finanzamt Ihr heimisches Büro als häusliches Arbeitszimmer anerkannt hat. Um die Kosten anteilig ermitteln zu können, rechnen Sie als erstes den Flächenanteil aus – also den prozentualen Anteil Ihres Büros mit Blick auf die gesamte Wohnung. Um das Ganze besser beim Finanzamt argumentieren zu können, sollten Sie beim ersten Mal einen Grundriss beifügen, aus dem die Gesamtfläche und die Quadratmeter des Arbeitszimmers hervorgehen. Dann können Sie anteilig diese Kosten geltend machen:
- Miete
- Gebäudeabschreibung (für Eigentümer)
- Schuldzinsen für Kredite (für Eigentümer)
- Wasser, Abwasser, Strom und Heizung
- Grundsteuer
- Müllabfuhr
- Schornsteinfeger
- Hausratversicherung
- Wohngebäudeversicherung (für Eigentümer)
Bestimmte Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer können Sie komplett ansetzen. Dazu zählen die Einrichtung des Büros, die Reinigung oder Reparaturen, die Sie im Home-Office vornehmen lassen. Kosten für Küche, Bad und Flur in der Privatwohnung sind aber selbst dann nicht anteilig abziehbar, wenn das Finanzamt das häusliche Arbeitszimmer anerkannt hat.
Arbeitsmittel auch ohne Arbeitszimmer absetzbar
Die gute Nachricht: Selbst, wenn das Finanzamt die Aufwendungen für Ihr heimisches Büro nicht akzeptiert, können Sie doch einige Kosten als Betriebsausgaben unterbringen. Denn Arbeitsmittel sind immer steuerlich abzugsfähig, unabhängig davon, wo sie betrieblich genutzt werden. Die meisten Arbeitsmittel können Sie sofort noch im gleichen Jahr absetzen – häufig als geringwertige Wirtschaftsgüter. Ab einem bestimmten Kaufpreis müssen sie allerdings über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Arbeitszimmer – gekauft statt gemietet
Wenn Ihr Homeoffice in Ihrer Eigentumswohnung oder in Ihrer Immobilie liegt, müssen Sie noch auf weitere Fallstricke aufpassen. Denn dann zählt das Finanzamt das häusliche Arbeitszimmer zum notwendigen Betriebsvermögen. Im normalen Unternehmensalltag ist das noch kein Problem. Hat die Finanzverwaltung das heimische Büro steuerlich anerkannt, können Sie die Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Kompliziert wird es, wenn Sie die Immobilie verkaufen. Denn dann müssen Sie den Veräußerungsgewinn, der auf das Arbeitszimmer entfällt, versteuern – selbst dann, wenn die Spekulationsfrist schon abgelaufen ist.
Ausnahme: Das Arbeitszimmer liegt unter einem Fünftel des Gesamtwertes des Grundstücks – und nicht über 20.500 Euro. Dann darf es als Privatvermögen behandelt werden und es ist nur die zehnjährige Spekulationsfrist zu beachten. Das Thema Immobilien im Betriebsvermögen ist nicht ohne, daher sollten Sie in solchen Fällen auf jeden Fall Ihren Steuerberater zu Rate ziehen. Dieser hilft Ihnen, die speziellen Vorschriften zum Verkauf einer Immobilie mit Arbeitszimmer optimal zu nutzen.
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