Vorteil durch Makellosigkeit
Betriebsprüfer dürfen ohne Anmeldung die Geschäftsräume betreten, Lohnunterlagen einsehen und bei Auffälligkeiten eine umfassende Lohnsteuer-Außenprüfung starten. Daher sollten Zahlen mit dem Steuerberater gut aufbereitet und dokumentiert werden.
Dem Thema Betriebsprüfung begegnet Thomas Bulle gelassen. In den letzten Jahren erlebte der kaufmännische Leiter der Schondelmaier GmbH Presswerk im baden-württembergischen Gutach mehrfach, dass Kontrolleure des Finanzamts gezielt dort nachbohren, wo sich vermutlich Geld eintreiben lässt: „Die haben ein Handbuch, das typische Fehler der Unternehmen auflistet.“ Auch der Betrieb, der kaltfließgepresste hochwertige Bauteile für die Automobil- und Nutzfahrzeugindustrie entwickelt und fertigt, musste schon Lohnsteuer nachzahlen. „Wir waren davon ausgegangen, dass Geschenke an Geschäftsfreunde von der Lohnsteuer befreit sind“, so Bulle. Im konkreten Fall traf dies jedoch nicht zu.
KONTROLLEURE MIT MEHR RECHTEN
Für den Betriebswirt war das ärgerlich, aber kein Beinbruch. Weil Bulle weiß, dass der Teufel beim Lohnsteuerrecht im Detail steckt, achtet er generell akribisch darauf, dass steuerlich relevante Zahlungen in der Lohnbuchhaltung exakt erfasst und sauber dokumentiert werden: „Die Unterlagen sind elektronisch vorhanden, sodass wir sie dem Prüfer binnen einer Stunde vollständig vorlegen können.“ Beanstandet der etwas, wird reagiert. Strittige Fragen bespricht der kaufmännische Leiter mit dem Steuerberater. Die 30-prozentige Pauschalsteuer für betrieblich veranlasste Sachzuwendungen (etwa Weihnachtspräsente an Geschäftspartner) führt der Familienbetrieb seit dem Hinweis des Finanzamts korrekt ab. Daher sagt Bulle: „Auf die nächste Prüfung sind wir gut vorbereitet, selbst wenn sie unangekündigt erfolgt.“
Das können vermutlich nur wenige Unternehmer behaupten. Immer wieder sind Lohnsteuernachzahlungen fällig, wenn der Fiskus Gehaltsabrechnungen und Belege prüft. Und Firmenchefs müssen zunehmend mit unangekündigten Kontrollen rechnen, seit der Gesetzgeber den Finanzämtern eine neue Waffe gegeben hat: die Lohnsteuer-Nachschau. Analog zum Umsatzsteuerrecht räumt er der Finanzverwaltung umfangreiche Rechte ein, konkretisiert in einem Schreiben des Bundesministers für Finanzen vom Oktober 2014. „Kontrolleure dürfen unangekündigt den Betrieb während der Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten und Einsicht in die Lohnunterlagen nehmen“, so Roman Seer, Professor für Steuerrecht an der Universität Bochum. Sie prüfen, ob Lohn und Gehalt korrekt abgerechnet und versteuert wurden. Vorrangig dient die Lohnsteuer-Nachschau dazu, Schwarzarbeit aufzudecken sowie die Scheinselbständigkeit zu bekämpfen. Besonders im Fokus der Kontrolleure stehen daher Baubranche, Gastronomie und Betriebsneugründungen.
PRÜFER BEGUTACHTEN DIE RÄUME
Oft werden die Prüfer durch eine kurze Kontrollmitteilung oder Buchungsfehler vergangener Jahre auf den Plan gerufen. „Die Finanzbeamten verschaffen sich vor Ort einen Eindruck von den räumlichen Verhältnissen, dem tatsächlich eingesetzten Personal und dem üblichen Geschäftsbetrieb“, so Edgar Wilk, Präsident der Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz. Sie kontrollieren, ob der Firmenchef die Lohnkonten richtig führt, den Aufzeichnungspflichten nachkommt und Belege vorweisen kann. Zudem prüfen sie bei Betrieben mit vielen Aushilfen und Minijobbern, ob die Arbeitsverhältnisse steuerlich korrekt eingestuft und verbucht wurden. Fehler sind schnell passiert, zumal der Verdienst von Minijobbern durch die Einführung des Mindestlohns leicht über die steuerbegünstigte 450-Euro-Grenze rutschen kann.
Heikel wird es, wenn die Lohnsteuer-Nachschau neue Fragen aufwirft und der Prüfer steuerliche Unregelmäßigkeiten vermutet oder Fehler beim Steuerabzug entdeckt. „Dann darf er nahtlos zur umfangreichen Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen“, warnt Seer. Ob er die Lohnbuchhaltung auf Herz und Nieren prüft, ist Ermessenssache. Falls der Firmenchef nicht kooperiert, sondern auf Zeit spielt oder Unterlagen vorenthält, wird der Prüfer wahrscheinlich die Lohnkonten, Personalakten, Verträge und Belege über steuerfrei gezahlte Extras genau ansehen sowie die Gehaltsabrechnungen mehrerer Jahre prüfen. Eine Prüfungsanordnung braucht er nicht. „Er muss den Unternehmer nur schriftlich darauf hinweisen, dass sich eine Lohnsteuer-Außenprüfung anschließt“, sagt Seer. Außerdem darf der Prüfer eine Geldbuße verhängen. Das Verzögerungsgeld beträgt mindestens 2.500 Euro. Wer dieses Szenario nicht vorher mit seinem Steuerberater durchgespielt hat, wird meistens kalt erwischt. Anders als bei einer routinemäßigen Lohnsteuerprüfung, die der Fiskus zwei Wochen vorher ankündigt, bleibt bei einer Nachschau mit anschließender Außenprüfung keine Zeit, sich vorzubereiten und die Unterlagen auf Vordermann zu bringen. Der Finanzbeamte muss nicht einmal auf das Eintreffen des Steuerberaters warten, den der Unternehmer sofort alarmieren sollte.
Oft werden die Kontrolleure fündig: Sie monieren, dass Grenzen für steuerfreie oder -begünstigte Zahlungen, für Sachzuwendungen wie Tankgutscheine und Kita-Zuschüsse oder Geschenke an Mitarbeiter und Kunden überschritten wurden. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung von Geschäftswagen für Privatfahrten führt ebenfalls oft zu Diskussionen mit dem Finanzbeamten. Legt der Unternehmer keine aussagekräftigen Belege und ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch vor, droht eine Lohnsteuernachzahlung.
CHEF HAFTET FÜR DIE LOHNSTEUER
Der Firmenchef haftet als Arbeitgeber für die Abführung der Lohnsteuer sowie des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer. Falls das Finanzamt die zu wenig entrichtete Steuer nicht vom Arbeitnehmer bekommt, muss der Betrieb zahlen. „Deshalb sollten Unternehmer auf eine sorgfältige Lohnbuchhaltung achten und mit ihrem Steuerberater besprechen, wie sie sich bei der Lohnsteuer-Nachschau am besten verhalten“, empfiehlt Professor Seer. Große Sorgfalt und gute Vorbereitung sind noch aus einem weiteren Grund entscheidend: „Durch das Erscheinen des Finanzbeamten ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich“, warnt Kammer-Präsident Wilk.
LOHNSTEUER-NACHSCHAU
Diese Rechte hat der Prüfer
BETRETEN: Er kann unangekündigt in alle beruflich oder gewerblich genutzten Räume gehen, auch ins häusliche Arbeitszimmer. Rein privat genutzte Räume sind aber tabu, und er darf Geschäftsräume weder durchsuchen noch Unterlagen beschlagnahmen.
EINSEHEN: Er darf Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden studieren, die zur Ermittlung der Lohnsteuer relevant sind, und die Vorlage von Lohnabrechnungen verlangen.
BEFRAGEN: Er darf Arbeitgeber wie Mitarbeiter befragen sowie Auskünfte über Art und Höhe ihrer Einkünfte von den Beschäftigten fordern. Beide sind zur Mitwirkung verpflichtet.
DRUCKEN LASSEN: Er darf auf Daten der Lohnbuchhaltung zugreifen, wenn es erlaubt wird. Verweigert der Firmenchef die Zustimmung, muss er die Daten ausgedruckt aushändigen.
AUSWEITEN: Er kann von der Nachschau nahtlos zur umfangreichen Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen, wenn er dazu Veranlassung sieht.
TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 3/2015. Text: Sigrun an der Heiden.